A importância que sua empresa coloca no seu planejamento financeiro, controle de gastos e outras questões é um fator importante, que pode inclusive ser determinante para o sucesso ou fracasso de um empreendimento.
Se você está pensando em criar um planejamento financeiro do seu negócio, já podemos adiantar que essa é uma decisão muito sensata. Hoje vamos passar para você um roteiro bem completão de como criar o planejamento de finanças da sua empresa e calcular custos fixos e variáveis, já que sem este dados o planejamento fica incompleto e deficitário.
Após esse diagnóstico a sua situação atual estará bem visível e será desvendado seus maiores desafios, quais os objetivos a frente e outras questões que auxiliarão no crescimento da sua empresa.
A partir disso, traçar uma rota certeira para chegar aonde você deseja será bem mais fácil e assertivo. Gostou? Então vamos lá! Partiu!
Entendendo o que é planejamento financeiro
Vamos começar primeiro entendendo o que é o Planejamento financeiro e por quê ele é tão importante no cotidiano de um negócio.
Esta estratégia trata-se da organização das finanças pessoais e/ou empresariais visando a proteção das necessidades básicas cotidianas e também funciona como ferramenta para traçar objetivos e realizá-los em curto, médio e longo prazo.
Um dos principais pilares (ou talvez o primordial) de sustentação efetiva de um bom planejamento financeiro é a disciplina – ela que vai guiar as ações objetivas em prol das metas estabelecidas e vai determinar o sucesso.
Pois quando se fala num planejamento assim, não estamos tratando de uma estratégia a ser seguida por uma semana ou um mês.É de olho no longo prazo que deve se concentrar o foco do planejamento financeiro.
E tudo começa com um diagnóstico assertivo da sua situação atual onde é preciso incluir dados como:
- salário e rendimentos atuais
- estabilidade da fonte de renda
- previsões de receitas extraordinárias nos meses seguintes e anos
- apuração de gastos semanais, mensais e anuais
Depois com essas informações em mãos é hora de traçar os principais objetivos que você almeja para os próximos anos com a sua empresa – onde você quer estar financeiramente e pessoalmente.
Como fazer um planejamento financeiro para sua empresa
Os negócios acabam tendo diferentes métodos para seus planejamentos financeiros, mas algumas diretrizes padrão podem auxiliar nessa tarefa – veja a seguir quais são elas.
Avaliação do cenário atual:
Antes de definir objetivos, é preciso entender o cenário atual do negócio – isso implica em fazer um levantamento dos saldos, despesas e previsões de entradas futuras. Com tais dados em mãos é possível verificar a situação com assertividade e avaliar o contexto.
Fazer um diagnóstico financeiro:
Consiste em entender as entradas e saídas e quanto do valor da empresa pode estar comprometido com o total de dívidas ou pagamento de colaboradores.
Definir objetivos e metas:
Para que o planejamento seja assertivo, é fundamental estabelecer metas e objetivos – desta forma, o negócio consegue fazer um direcionamento correto das verbas e crescer sem comprometer a segurança financeira.
Manter uma gestão integrada:
Manter sua gestão financeira integrada através de um sistema ERP, possibilita que toda a organização seja mais facilitada e à prova de erros – livrando você das planilhas e mantendo toda a gestão de entradas e saídas de forma automatizada.
Por que é importante fazer um planejamento financeiro
Um empreendedor precisa compreender a diferença entre o planejamento financeiro pessoal e empresarial – dividindo as contas a fim de não misturar valores que são do negócio com os da vida pessoal. Isso é bastante comum, especialmente nos casos de MEI – Microempreendedor Individual.
O planejamento é importante pois oferece uma visão mais equilibrada sobre as questões financeiras – seja empresarial ou pessoal – e ajuda a conquistar os objetivos com maior tranquilidade.
Manter um planejamento financeiro é indicado para qualquer tipo de negócio, mesmo para empresas que já estão em um nível de bastante lucratividade, pois sem estabelecer um planejamento consciente e colocar em prática as estratégias corretas para torná-lo realidade a empresa pode ir por um caminho indesejado.
E para o planejamento financeiro da sua empresa precisa saber ao pé da letra todos os custos operacionais. Veja a seguir sobre essa questão.
Saber seus custos é imprescindível
Quem é dono do próprio negócio precisa ter um cuidadoso controle das contas e um planejamento financeiro bastante alinhado com os seus objetivos a fim de ter lucro. Dessa forma, torna-se indispensável que você saiba os custos fixos e custos variáveis dos seus gastos.
Também é preciso saber diferenciar o que são custos e o que são despesas:
- Custos: são todos os gastos relacionados de forma direta com a produção da empresa
- Despesas: tratam-se dos gastos periféricos, aqueles que não estão relacionados diretamente com a produção
Quando você consegue mapear os tipos de custos que sua empresa possui torna-se possível realizar uma organização financeira que irá ajudar a elevar a margem de lucro do seu negócio.
Para exemplificar: quando você identifica que em determinado mês do ano suas vendas aumentam e em outro as vendas pioram, você consegue efetuar o cálculo de qual o valor precisará ganhar a mais nos melhores meses para compensar a queda que virá do mês em que as vendas costumam cair.
Identificar os custos fixos ajuda você a medir o nível de produtividade da sua empresa. E aqui a pergunta a ser feita é:
Os ganhos da minha empresa são compatíveis com os gastos mínimos para produzir o meu produto ou serviço?
Se a resposta for negativa – já é melhor rever o negócio como um todo.
Já identificar os custos variáveis vai dizer a você quais as melhores épocas do ano para fazer uma promoção ou definir com uma margem melhor o valor unitário dos produtos ou serviços de forma a garantir maiores lucros para a empresa.
Como classificar esses gastos?
A notícia ruim é que não existe uma fórmula mágica aplicável a todos os negócios para conseguir classificar automaticamente os gastos de uma empresa – porque a classificação do custo fixo e variável pode mudar de acordo com as características de cada negócio e o tamanho dele.
Para fazer essa classificação dos custos, faz-se necessário entender um pouco mais sobre cada um deles – conhecendo as especificidades destes – com exemplos práticos de custos fixos e variáveis. Entender a fundo as necessidades financeiras da sua empresa vai lhe permitir caminhar com mais segurança em direção ao sucesso.
Por isso, nos próximos subtópicos vamos ver com detalhes o que são custos fixos e variáveis e como diferenciá-los corretamente.
Custos fixos – O que são? Como classificá-los e calculá-los?
Os custos fixos são aqueles que se mantêm independentemente da quantidade de produtos ou serviços vendidos, ou seja, permanecem os mesmos – mês a mês. Como exemplo podemos citar:
- salários dos funcionários
- aluguel de máquinas e equipamentos
- gastos para fabricação de produtos
- prestação de serviços
- aluguel da sede da empresa
- impostos
- taxas de limpeza e manutenção
- luz/água/telefone
- provedor de internet
- gastos com segurança
E quaisquer outras despesas que se mantenham fixas mesmo que as quantidades vendidas oscilem. Vale destacar que os custos fixos são aqueles que sofrem menor suscetibilidade às situações externas – sejam elas do mercado e/ ou da empresa – e dificilmente sofrem alteração.
Para calcular os custos fixos não há mistério: basta que você anote de forma mensal os gastos com as despesas fixas. Aí você terá um valor que provavelmente vai ser repetido todos os meses.
Com esse valor você vai saber qual o valor médio que precisará para manter o negócio funcionando. Então todos os meses você precisa ter em mente que terá que desembolsar um valor “X” para pagamento dessas contas e que elas não tendem a ter uma variação de grande amplitude nos custos.
Com essa informação delineada será possível calcular onde será necessário economizar mais e ampliar o nível de produtividade, ou em quais meses a sua empresa pode sofrer uma baixa de rendimentos por sazonalidade ou aumentos de caráter específicos – reajuste do aluguel, por exemplo.
Custos variáveis: Quais são? Como identificá-los?
Os custos variáveis são aqueles que – como o nome já diz – variam de acordo com a quantidade de serviços ou de produtos vendidos – ou seja, se as vendas aumentam, como consequência os custos aumentam também.
Para identificá-los observe quais custos que sofrem alterações pelas vendas e demandas da clientela – que de acordo com a produtividade pode aumentar o valor ou diminuir.
De forma geral os custos variáveis de um negócio são:
- suprimentos
- mão de obra em caráter temporário
- compra de matéria prima
- estoque
- logística de distribuição
- custos com embalagens
- comissão oriunda de vendas
- viagens corporativas
- despesas de hospedagem, alimentação e transporte
- taxas de remessa;
- reembolso de despesas
- horas extras pagas a funcionários
- custos com entrega
- taxas de remessa.
- entre outros…
OBSERVAÇÃO: Contas de água e luz em geral podem ser consideradas fixas. Serão consideradas variáveis de acordo com a natureza do negócio – caso essas despesas alterem de forma considerável pelo ritmo de produção ou utilização do espaço e equipamentos, elas poderão ser classificadas como variáveis.
O cálculo de custos variáveis vai depender da periodicidade definida por você e aumentam ou diminuem de acordo com o nível de atividades da sua empresa e por isso precisam ter uma atenção especial.
Ao fazer os cálculos variáveis você conseguirá fazer uma correspondência direta com a quantidade de vendas da empresa e avaliar se o ritmo está operando em ritmo crescente, se encontra-se estável ou se encontra-se em queda.
Calcular os custos fixos e variáveis – Como fazer isso?
Antes de largar o restante da leitura e correr pro escritório para fazer o cálculo dos custos é essencial que você:
- faça uma lista de todos os gastos do seu negócio
- descreva-os em uma tabela com detalhes
- identifique se estes são frequentes ou se modificam de acordo com o período do ano
Agora sim você pode começar os cálculos:
- colocando nos custos fixos a soma de todos esses custos
- somando todos os itens produzidos
- dividindo o custo fixo pela quantidade de itens que foram produzidos
- multiplicando o resultado por 100
Para um melhor entendimento: se na prática o seu negócio possui custos fixos de R$1000 reais por mês e fatura R$ 5000 – os cálculos devem ser feitos da seguinte forma:
- Custo fixo: 1.000 / 5.000
- Custo fixo: 0,20 * 100
- Custo fixo: 20%.
Já para os custos variáveis, você irá somar todas as despesas variáveis de um período determinado e após fazer a divisão das despesas variáveis pelo volume de produção.
Portanto se o seu negócio apresenta um custo variável de R$500 reais para produção de 100 unidades de um item, o cálculo será feito assim:
- Custo variável: 500 / 100
- Custo variável: 5 reais por unidade.
Importância de separar o custo variável do fixo
Conhecer esses custos e separá-los é importante para que você consiga precificar seus produtos e serviços da melhor maneira – assim você terá maior controle sobre a lucratividade da sua empresa. Ao saber separar cada um, o gestor financeiro consegue avaliar com exatidão quanto custa o valor unitário de um produto ou o valor de prestar determinado serviço.
Ou seja, separar os custos é a melhor forma de controlar os gastos, já que isso facilita a percepção de para onde o dinheiro vai e como é a saúde do fluxo de caixa. Também permite identificar quando e se há a necessidade de redução de despesas e/ou controle de gastos para aumento do faturamento.
Dica de ouro para seu planejamento financeiro e separação de custos
Sabemos que empreendedores já tem uma extensa lista de afazeres e talvez mais as tarefas deste artigo podem ser uma carga a mais.
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