Saiba como organizar despesas e receitas em uma planilha financeira
A falta de planejamento e organização financeira é uma das causas de mortalidade de pequenas empresas no Brasil.
Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), cerca de 60% das organizações decretam falência nos primeiros anos. Entre as razões, está a dificuldade em manter a saúde financeira do negócio.
Empreendedores, muitas vezes, não sabem reservar dinheiro para urgências nem planejar investimentos. O resultado é uma conta que não fecha e acaba em prejuízo.
A gestão financeira da empresa deve ser uma das prioridades, por isso, é essencial que empreendedores façam uma planilha de gastos detalhada para evitar sustos no final do mês.
A planilha de gastos trará informações relevantes sobre entradas e saídas financeiras. Será uma forma de controlar todos os gastos e lucros para que a empresa funcione de forma saudável.
Confira 6 dicas para organizar a planilha de custos de pequenas empresas:
1. Separe despesas pessoais das despesas do negócio
É um erro comum micro e pequenos empreendedores usarem uma planilha única para as finanças pessoais e da empresa. Essa decisão prejudica o acompanhamento de entradas e saídas.
A separação das contas é essencial para saber onde estão os principais gastos e ganhos da empresa, por isso, o primeiro passo é fazer duas planilhas separadas para ter um controle mais preciso.
Se possível, é recomendado que o empreendedor use contas bancárias separadas. Dessa forma, evitará usar valores disponíveis na conta pessoa jurídica para gastos pessoais.
2. Faça um controle simples
Mesmo pequenos negócios podem ter mais de uma pessoa controlando as despesas, assim, o ideal é que a planilha seja simples e fácil de usar. O compartilhamento da planilha deve ser feito após todas as fórmulas estarem finalizadas.
Também é indicado incluir comentários e orientações para que o padrão de preenchimento seja mantido.
3. Defina as categorias
Uma planilha mais completa tem categorias de receitas e despesas. Essa é uma forma de saber qual é o principal gargalo e também entender o padrão financeiro da empresa.
Entre as despesas, há diferentes gastos como: operacionais, impostos, despesas trabalhistas e administrativas, por exemplo.
Já entre as receitas, podemos categorizar vendas, ganhos operacionais e de serviços. O ideal é personalizar a planilha de acordo com o comportamento e as necessidades da empresa.
Por fim, crie uma aba explicando o que é cada categoria para que o padrão seja seguido por todas as pessoas que a acessam.
4. Padronize os dados
Inclua colunas de dados necessários para o controle. Defina, por exemplo, além das categorias de receitas e despesas, a data da movimentação, os histórico e o saldo. Divida as abas por mês para que a visualização seja melhor e mais clara.
A padronização agiliza o preenchimento e também facilita caso seja necessário produzir algum relatório. Ferramentas como o Excel permitem criar gráficos que facilitam a visualização.
5. Inclua metas
Nem só de despesas e receitas uma planilha financeira é feita. Inclua metas de lucro e até mesmo teto de gastos.
Antecipe possíveis investimentos e depois compare a evolução de negócio e dessas previsões.
Dessa forma, é possível ter uma noção da capacidade de planejamento e também saber o que fazer para atingir as metas.
6. Invista em ferramentas que ajudem no controle
Uma ferramenta que pode ajudar na organização da planilha de gastos é o e-mail profissional.
Uma solução planejada para empresas tem recursos como filtros de mensagens, que permite acessar rapidamente um comprovante de pagamentos, notas fiscais entre outras movimentações financeiras.
O uso do e-mail de forma organizada evita também perder prazos de pagamentos, por exemplo. A agenda sincronizada com a ferramenta emite alertas e ajuda nesse controle.
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Clique aquiHá ainda serviços de envio de e-mails automáticos, como o SMTP Locaweb, que notifica clientes sobre operações, pagamentos, envio de produtos etc.
Essa ferramenta permite mandar mensagens em massa de forma personalizada. Outro benefício é a emissão de relatórios, que podem ser uma categoria na planilha financeira da empresa.
Já uma forma de se comunicar de forma eficiente com clientes é o e-mail marketing, que também automatiza o envio de mensagens, mas pode ser usado como uma ferramenta para complementar as vendas.
O e-mail marketing é útil para divulgar promoções e fidelizar clientes, sendo também um bom recurso para gerar receita.
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