A gestão de fornecedores é essencial para identificar bons fornecedores e aproveitá-los em uma função estratégica dentro do negócio, tornando qualquer empresa mais competitiva.
Um dos pilares da gestão empresarial, em qualquer porte de negócio, é selecionar boas parcerias e preservar um bom relacionamento com elas. O trabalho dos parceiros pode ser um diferencial para a lucratividade da empresa. Muito além de oferecer uma boa negociação de preços, a gestão de fornecedores pede a análise de outros elementos determinantes, como qualidade, prazo de entrega e cumprimento de requisitos legais e técnicos.
Portanto, é preciso criar e manter processos bem definidos para tocar uma boa gestão de fornecedores. Afinal, as empresas abastecem os negócios naquilo que vai além da própria capacidade produtiva de quem contrata: fornecedores problemáticos podem prejudicar a empresa e causar um desbalanceamento financeiro grave.
Vamos entender melhor como avaliar quais são os pontos sensíveis para ter atenção na gestão de fornecedores para as empresas.
Como montar um conjunto de práticas de gestão de fornecedores?
Antes de tudo, é preciso ter atenção com os desafios enfrentados dentro do seu próprio mercado e no negócio. As matérias-primas do negócio dependem de sazonalidade? Se sim, é preciso criar uma prática convergente com a gestão de estoques para ter suprimento durante todo o ano. O mercado fica mais aquecido em determinados meses do ano? E nos períodos de baixa, como os suprimentos são administrados? Esses são dois exemplos corriqueiros, mas podem ter características mais específicas e vale colocar na pauta da gestão de fornecedores.
Outras práticas de base podem transformar positivamente o negócio e são de efeito quase imediato:
1) Ouça a equipe ou profissional de compras da sua empresa
Informe sobre a criação das práticas de gestão de fornecedores e peça sugestões. Quem lida com processos de negociação diariamente pode trazer insights interessantes para melhorar o negócio.
2) Avalie seu banco de fornecedores atual
Qualquer empresa que deseja iniciar uma política de gestão eficiente de fornecedores deve reavaliar as empresas que prestam esse tipo de serviço. É preciso criar uma pontuação dentro de categorias importantes como cumprimento de prazo, qualidade do material, relacionamento, pagamentos ou qualquer outra considerada importante para essa avaliação.
Aproveite esse momento para atualizar todos os dados importantes do cadastro, sobretudo os principais contatos dentro dessas empresas. Coloque essa avaliação como prática permanente da gestão.
3) Apoio jurídico para avaliação de contratos
Utilize um serviço jurídico especializado para entender se as cláusulas atuais expõem o negócio à ruína em caso de disputas judiciais. Peça aconselhamento jurídico caso haja necessidade de alterar ou incluir mais cláusulas a pedido de qualquer fornecedor para evitar problemas maiores no futuro. É um investimento que vale.
Leia também: O que é a gestão de qualidade e como aplicar?
4) Boa comunicação
É preciso se comunicar de maneira eficiente, transparente e objetiva para evitar contratempos no futuro. Crie padrões de comunicação para os assuntos de fornecimento, sempre dando o tom mais profissional possível.
Dentro da comunicação, trabalhe sempre com dados, datas e histórico. Utilize o mesmo padrão para os canais de contato (WhatsApp, Telegram ou outros tipos de mensagem direta), mas tome a precaução de ter a informação registrada em mais de um lugar, seja formalizando por e-mail ou guardando os prints das telas.
Não estamos dizendo que o relacionamento no todo deve ser sempre formal, mas o registro de informações importantes precisa ser.
5) Governança dos fornecedores
Caso a empresa contratada forneça materiais enquadrados em normas técnicas e portarias, é preciso solicitar a atualização de suas aprovações dentro dos órgãos reguladores. É fora de cogitação utilizar materiais reprovados ou sequer avaliados, caso sua área de atuação exija.
Se esse é só o começo, o que vem depois? Fazendo bem a base, o restante vem mais tranquilo. O objetivo de tudo é criar um ciclo virtuoso, capaz de simplificar os processos entre o departamento de compras e as melhores empresas fornecedoras, garantindo mais eficiência, bons negócios e segurança.
Boas práticas na gestão de fornecedores
O gerenciamento de fornecedores tem como principal objetivo criar um ciclo positivo de relacionamento com empresas confiáveis e aptas a atender às necessidades do negócio. Sendo esse um processo para o longo prazo, todas as novas empresas fornecedoras passarão por um processo específico até chegar a um fechamento de contrato.
1) Planejamento orçamentário
A empresa precisa ser realista sobre suas metas e a verba disponível para investimento. Não há como realizar bons contratos sem ter claras as necessidades de suprimentos, o que precisará ser terceirizado e outros custos envolvidos na produção. Tudo isso precisa estar descrito com riqueza de detalhes, tanto o que é resolvido internamente quanto fora. É importante observar que o planejamento pode sofrer ajustes no decorrer do processo, mas essencial que essas alterações sejam colocadas no papel para não haver problemas.
2) Homologação de fornecedores
é preciso criar etapas específicas para homologar fornecedores e utilizar esse padrão sem exceções. Mesmo quando a empresa é indicada por pessoas ou outras empresas confiáveis, não se deve abrir mão dessa etapa. A sugestão é que a empresa comece fazendo uma análise preliminar das empresas antes de emitir um convite formal para participar de uma concorrência.
Caso haja interesse, a empresa fornecedora deve enviar os documentos de praxe para comprovar que está apta a atender a demanda e respeita todos os pré-requisitos técnicos. Todas essas informações devem ser mantidas em sigilo e protegidas.
O departamento de compras deve fazer uma última revisão antes de aprovar a empresa para garantir a consistência das informações e o cumprimento de todas as obrigações e requisitos envolvidos. A aprovação ou reprovação deve ser informada de maneira formal, em uma comunicação padronizada dentro do que está estabelecido no gerenciamento de fornecedores da empresa.
3) Monitoramento
Verifique a viabilidade de um contrato de curto prazo para fazer uma “experiência” com a empresa homologada. É preciso garantir que a empresa realmente seja capaz entregar todo o prometido e cumprir as expectativas iniciais. Crie prazos, por fornecedor, para cobrar a renovação de documentos e certificados que possuam expiração de validade.
4) Política de distrato
O que é bom agora pode não ser daqui a alguns meses. Portanto, é preciso adotar algumas práticas éticas para o distrato. Antes de partir para o encerramento de contrato, analise se a empresa fornecedora recebeu feedbacks sobre pontos de melhoria e qual é sua resposta. É muito difícil que não seja necessário realizar ajustes no decorrer do relacionamento entre as empresas – e aqui continua valendo a transparência que citamos lá no início.
5) Assuntos delicados ou pontos de discordância exigem profissionalismo
Nada de discutir por meios eletrônicos. Não desista de um bom fornecedor por conta de mudanças econômicas sem antes tentar negociar outras condições contratuais. Se tudo isso já foi feito ou se o caso é irreversível, o distrato deve cumprir as exigências jurídicas e ser feito da forma mais ética possível.
Aqui temos um bom começo para o gerenciamento de fornecedores e esses pontos já mostram o quanto é importante, mas não se limite a esse artigo. O assunto é vasto e tem uma infinidade de materiais sobre o assunto. Aprofunde-se e avance no tema. Seu negócio agradece!
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