Uma boa comunicação no trabalho remoto, presencial e híbrido é essencial para garantir bons resultados.
Quando bem conduzida, a comunicação no ambiente de trabalho consegue gerar uma série de benefícios para profissionais e empresas. Seja um bom repasse de informações, uma maior harmonia e, consequentemente, um aumento de produtividade, são inúmeras as vantagens. Nas linhas a seguir, confira qual é a importância dela e como melhorá-la!
Por que é importante ter uma boa comunicação no trabalho?
Ter uma boa comunicação é uma das melhores formas de estimular a colaboração e a produtividade. As trocas são essenciais não só para atingir resultados em um trabalho em equipe, mas também para o desenvolvimento profissional de cada pessoa.
No dia a dia, saber como se comunicar bem pode ajudar a resolver problemas, conseguir apoio e contribuir com o time. Basicamente, podemos dizer que existem dois tipos de comunicação: a verbal e a não verbal.
Comunicação verbal
A comunicação verbal envolve o uso de palavras para transmitir uma mensagem. No ambiente corporativo, ela é crucial para trocas de informações, resolução de problemas e tomada de decisões. Ela pode ser feita das seguintes formas.
- Reuniões presenciais, permitindo discussões detalhadas e resolução de problemas em tempo real.
- Reuniões virtuais, que possibilitam a comunicação entre equipes remotas, de várias partes de uma cidade, estado, país ou até entre continentes.
- Conversa um-a-um (1:1s), mais reservadas e ótimas para fornecer feedback construtivo.
- Mentoria, para fomentar desenvolvimento pessoal e profissional.
- Apresentações, com auxílio de ferramentas para compartilhar informações importantes, projetos ou planos com um grupo maior.
- Telefonemas, úteis para discussões rápidas ou respostas imediatas.
- Conversas de corredor, que podem resolver rapidamente pequenas questões ou esclarecer dúvidas.
- Almoços de equipe, para fortalecer relacionamentos e discutir ideias de forma mais relaxada.
Comunicação não verbal
A comunicação não verbal, por sua vez, pode incluir tanto linguagem de sinais quanto comportamentos que não envolvem palavras. Ainda assim, ela é capaz de transmitir mensagens poderosas. Nesse sentido, é essencial para entender e ser entendido. Inclui os seguintes aspectos.
- Linguagem corporal. Uma postura ereta pode indicar confiança e atenção, enquanto uma relaxada pode transmitir desinteresse.
- Gestos, como movimentos das mãos e dos braços, são úteis para enfatizar pontos importantes ou expressar entusiasmo.
- Expressões faciais, como sorrisos, demonstram simpatia e acessibilidade. Sustentar um olhar indica atenção e respeito, enquanto evitá-lo pode ser interpretado como desconforto.
- Proximidade física também é uma comunicação não verbal. Assim, manter distância durante uma conversa pode indicar o nível de conforto ou formalidade, respeitando o espaço pessoal.
- Aperto de mão firme transmite confiança e profissionalismo. Quando breve, é considerado profissional. Se prolongado, pode ser visto com desconfiança.
- Tom de voz. A variação pode indicar emoções como entusiasmo, seriedade ou preocupação. O volume também importa.
- Silêncio durante uma conversa pode ser usado para refletir, enfatizar um ponto ou permitir que o interlocutor processe uma informação.
- Aparência. A forma como alguém se veste pode comunicar profissionalismo e respeito pelo ambiente de trabalho. Vestir-se de acordo estabelece uma imagem coerente.
A comunicação verbal e a não verbal se complementam. Por isso, é importante que as lideranças estejam atentas a ambas. Agindo dessa forma, é possível garantir que as mensagens sejam entendidas e que o ambiente de trabalho permaneça positivo e produtivo.
Quais são as formas de se comunicar no trabalho?
Agora que você conferiu as formas possíveis de comunicação verbal e não verbal, veremos como utilizá-las: de maneira síncrona ou assíncrona.
O primeiro passo é entender o próprio time. Para isso, é preciso conhecer o perfil e os hábitos das pessoas e definir quais meios devem ser utilizados. É importante lembrar que cada equipe tem as suas características e nem sempre um tipo de recurso funcionará bem para todas elas.
Outros fatores que também influenciam são os modelos de trabalho adotados pela empresa e as ferramentas de gestão de projetos disponíveis. A escolha do tipo de comunicação ideal ainda depende do objetivo da mensagem. Confira alguns a seguir.
Comunicação síncrona
É um tipo de comunicação em que as pessoas envolvidas interagem em tempo real, seja pessoalmente, por telefone ou até em uma reunião online.
Essas interações são eficientes para alinhar expectativas, falar sobre o andamento de projetos, tirar dúvidas, “quebrar o gelo” ou dar feedbacks.
Em geral, são conversas mais detalhadas e complexas que ocorrem de forma bilateral, ou seja, dependem de retorno imediato. Confira alguns exemplos.
- Chats em tempo real.
- Ligações telefônicas.
- Videoconferências.
- Brainstorming.
- Reuniões.
- Sprints.
- 1:1s.
Comunicação assíncrona
É um tipo de comunicação em que as trocas de informações não precisam ocorrer em tempo real. As mensagens podem ser enviadas e recebidas em momentos diferentes, sem que haja a necessidade de uma interação imediata entre quem participa. Em geral, ocorre por escrito ou áudio.
Esse formato é útil quando é necessário documentar um alinhamento, por exemplo. É bastante usada no trabalho remoto ou híbrido, quando as pessoas trabalham em horários diferentes, além de servir para assuntos não tão urgentes e acompanhamento de tarefas. Confira alguns exemplos.
- E-mails.
- Mensagens de texto.
- Fóruns de discussão.
- Ferramentas de gestão de projetos.
Manter uma comunicação transparente e próxima pode ajudar a manter um clima de maior motivação entre as pessoas em uma empresa.
Qual é a importância da boa comunicação no ambiente de trabalho?
A comunicação é um elemento vital, já que é por meio dela que conseguimos expressar o que desejamos, fazer pedidos e evitar conflitos, o que garante o bom andamento de um negócio.
Ou seja, é por meio dela que são estabelecidas as relações. Além disso, ao nos comunicarmos, compartilhamos informações e tomamos decisões.
Já a falta de comunicação ou a comunicação inadequada pode levar a mal-entendidos, conflitos e baixa performance. Assim, entre os impactos positivos, estão os pontos a seguir.
- Gera maior produtividade: quando a comunicação é efetiva, todas as pessoas que trabalham na empresa entendem melhor as suas tarefas e responsabilidades, aumentando a eficiência.
- Torna o clima organizacional mais agradável: um ambiente no qual a comunicação é valorizada tende a ser harmonioso. Isso amplia o senso de cooperação e motivação entre todos.
- Facilita a tomada de decisão: informações completas e compartilhadas de maneira eficaz auxiliam nas decisões.
- Contribui para reter talentos: em um ambiente em que a comunicação funciona, as pessoas geralmente se sentem ouvidas e bem-informadas. Consequentemente, tendem a querer ficar mais tempo, diminuindo a rotatividade.
- Aumenta a inovação: tornar a comunicação um pilar importante do negócio também facilita a troca de ideias. O que, em certa medida, fomenta a inovação dentro da organização.
Quais são os principais erros na comunicação?
Entre os principais erros de comunicação no trabalho estão o excesso de mensagens e a falta de clareza. Algumas pessoas também tendem a evitar falar sobre os problemas, o que só causa mais conflitos. Confira outros pontos para evitar .
- Acionar as pessoas fora do horário de trabalho é um erro. Envie mensagens durante o expediente.
- Usar o chat como ferramenta para feedbacks ou definições, pois as mensagens podem se perder. Além disso, não é a melhor forma para um alinhamento essencial ou uma conversa importante.
- Ignorar a comunicação por texto e enviar áudios com demandas. Escreva o que você precisa, evitando os desentendimentos.
- Mandar mensagens “pingadas”, sem dizer de prontidão qual é o motivo do contato e o que necessita.
- Abusar da linguagem informal, mesmo em ambientes de trabalho mais “descolados”, visto que a comunicação em uma empresa deve ser profissional.
- Enviar textos longos. O ideal é escrever de forma clara e objetiva para que todos leiam e entendam a mensagem.
- Convocar reuniões em excesso com trocas que poderiam ser feitas por e-mail.
E para evitar todos esses erros, nada melhor que desenvolver soft skills importantes para o ambiente de trabalho.
Leia mais:
Como desenvolver uma boa comunicação no trabalho?
A seguir, confira como deve ser a comunicação no ambiente de trabalho.
1. Seja transparente
Transparência é fundamental para construir a confiança e manter as pessoas dentro de uma empresa alinhadas com os objetivos e desafios do negócio. Nesse sentido, é preciso explicar as razões por trás das decisões tomadas, o que contribui para desenvolver um ambiente de trabalho aberto.
Vejamos um exemplo: ao invés de esconder os desafios financeiros da empresa, é mais válido compartilhá-los com a equipe. Dessa maneira, todos podem ajudar a encontrar soluções para resolver o impasse, em um esforço conjunto.
2. Escreva e fale de maneira clara
“Quem não se comunica, se trumbica”, já dizia Chacrinha. Comunicações confusas ou incompletas só atrapalham, causando mal-entendidos e retrabalhos. E para evitar que isso aconteça, o melhor a se fazer é escrever e falar de forma direta.
Evite, sempre que possível, lançar mão de jargões e termos técnicos. Em caso de dúvidas, questione o seu interlocutor, a fim de checar se a mensagem realmente foi compreendida.
Mais um exemplo: quando for delegar uma tarefa, vale ser bastante específico sobre o que é esperado, seja em relação a entregas, recursos ou prazos.
3. Centralize a comunicação em canais preestabelecidos
Tem quem pense que quanto mais meios de comunicação, melhor. Mas isso de nada adianta sem ser omnichannel, ou seja, sem dar continuidade a ideias compartilhadas.
Falta de sincronia sobre as informações facilita a dispersão, levando à perda de dados importantes e atualizados. Por isso, centralize a comunicação em canais preestabelecidos, como plataformas de colaboração online ou sistemas de gerenciamento de projetos.
Ferramentas como o Google Workspace, por exemplo, ajudam a manter todas as comunicações internas, já que integra várias informações em um único lugar. A Locaweb faz parte do seleto grupo de Premier Partners do Google, oferecendo o pacote completo com o suporte de profissionais capacitados.
4. Pratique a escuta ativa
Este é um recurso essencial para uma boa comunicação no ambiente de trabalho. Em linhas gerais, manter uma escuta ativa não significa apenas ouvir as palavras, mas entender o contexto e os sentimentos por trás delas.
E para ser uma boa pessoa ouvinte, faça perguntas, repita informações para confirmar a compreensão e demonstre empatia com quem fala com você.
Por exemplo, se estiver conduzindo uma reunião, abra um momento para que todos os participantes expressem as suas opiniões. Faça um esforço consciente para entender as suas perspectivas.
Uma boa comunicação no ambiente de trabalho contribui para evitar conflitos e manter a harmonia.
5. Evite abordar temas sensíveis
Ainda mais em um ambiente profissional, evite temas que possam causar desconforto ou conflitos. São os casos de política, religião e, em alguma medida, até futebol!
Procure focar no trabalho e em questões que sejam relevantes para o desenvolvimento da equipe e os objetivos da empresa. Uma forma de evitar temas sensíveis é direcionar as conversas para tópicos construtivos, mantendo o ambiente respeitoso.
6. Encaminhe por e-mail um resumo
Tem reuniões que poderiam ser um e-mail, mas nem sempre isso é possível. Porém, algo que pode ajudar a não dispersar tanto é, após discussões importantes, encaminhar um resumo por essa via.
O mesmo vale para antes do encontro acontecer, antecipando o assunto que será tratado por meio de uma pauta. Isso garante que todos tenham um registro das decisões e dos próximos passos, ajudando a evitar esquecimentos e mal-entendidos.
7. Crie o hábito de enviar newsletters de report periódicas
Para além de e-mails, uma forma de manter a equipe informada sobre o progresso dos projetos e os acontecimentos da empresa é por meio do envio de newsletters periódicas.
Por essa via, é possível apresentar atualizações, resultados e próximos passos, mantendo todas as pessoas na mesma página. Já pensou em criar uma newsletter mensal destacando os principais avanços e desafios enfrentados pelo negócio? Fica a dica!
8. Facilite o acesso à informação
Lembre-se: informações importantes devem ser de fácil acesso por todos. E isso pode se tornar realidade usando plataformas de armazenamento compartilhado, que ajudam a organizar os documentos de forma lógica e intuitiva.
O Google Workspace também é útil nesse sentido. Nele, é possível criar arquivos no Google Drive, organizando-os por departamentos e/ou projetos. E o melhor: tudo pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar.
9. Adeque a mensagem para cada perfil
Apesar de ser de bom-tom manter uma linha de comunicação em todo o negócio, é importante ter em mente que cada pessoa tem um estilo de se comunicar. Portanto, sempre que possível, vale ajustar a mensagem para cada perfil.
Você pode fazer isso considerando o cargo e as responsabilidades do seu interlocutor. Por exemplo, para gestores, faz todo o sentido elaborar um resumo executivo. Já para técnicos, fornecer detalhes específicos fará toda a diferença.
10. Use ferramentas para facilitar a comunicação
Com a transformação digital cada vez mais rápida e multifacetada, existem várias ferramentas que podem facilitar a comunicação no ambiente de trabalho. Aplicativos de mensagens instantâneas, soluções para videoconferências e sistemas de gerenciamento de projetos são apenas alguns exemplos.
Em resumo, a boa comunicação é um pilar para o sucesso de qualquer organização, já que impacta diretamente na produtividade, amplia a capacidade de inovação e melhora o clima. Ao implementar essas dicas, é possível criar um ambiente de trabalho mais eficiente, colaborativo e harmonioso, promovendo o crescimento e a sustentabilidade do negócio a longo prazo.
Aproveite para saber como fortalecer a cultura organizacional da sua empresa!
