Entenda quais são os princípios e as habilidades essenciais para atuar como project manager.
O segredo de um projeto bem executado está na maneira como ele é conduzido do início ao fim, e uma das formas de acompanhar integralmente todas as fases é com ajuda do gerenciamento de projetos.
Essa tarefa é função de quem atua como project manager, pois é essa pessoa quem vai definir escopo, prever riscos, planejar ações, acompanhar indicadores de desempenho e garantir entregas de qualidade.
Esse conjunto de práticas ajuda na governança da empresa, assim como identifica processos que precisam ser melhorados, evita que os mesmos erros sejam cometidos e até mesmo auxilia a decidir quais projetos são importantes para a empresa.
Quem é o project manager e qual sua função?
Project manager, ou gerente de projetos, é a pessoa responsável por liderar e gerenciar um projeto do início ao fim, ou seja, é uma posição estratégica para garantir melhores resultados. Quem atua como gerente de projetos também deve garantir que as demandas sejam concluídas dentro do prazo e do orçamento estabelecido, além de atender aos requisitos de qualidade definidos.
As principais funções incluem:
- Definição de objetivos;
- Elaboração de planos de projeto;
- Coordenação de equipes;
- Gerenciamento de recursos;
- Comunicação com stakeholders;
- Monitoramento de progresso;
- Resolução de problemas.
A principal responsabilidade de gerentes de projetos é decidir quais atividades executar e em qual ordem. A priorização é uma estratégia que evita desperdiçar tempo e recursos em ideias que não darão resultados, por isso a gestão deve examinar as opções e entender o objetivo do negócio para tomar as melhores decisões.
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Habilidades necessárias para um project manager
Uma pessoa que trabalha como project manager precisa ter soft skills e conhecimento técnico para analisar o desempenho de um projeto, mas não é só isso. Conheça algumas habilidades fundamentais para quem quer se dedicar ao gerenciamento de projetos.
1. Liderança
Acima de tudo, a principal habilidade que esse profissional precisa ter é saber liderar equipes e motivá-las a alcançar os objetivos comuns. Para gerenciar projetos, é importante definir tarefas, entender a importância de dar feedbacks e reconhecer resultados.
2. Comunicação e negociação
Quem trabalha como project manager precisa saber se comunicar de forma assertiva com todas as pessoas que atuam no projeto. Desde o time interno até clientes, a habilidade de negociar clara e objetivamente com stakeholders é essencial.
3. Gerenciamento de tempo e recursos
Project managers devem saber gerenciar prazos e garantir que as entregas sejam feitas dentro do tempo previsto e de forma sustentável. Para isso, é importante identificar pontos que podem estar atrasando entregas ou gerando desperdício de recursos e quais ações precisam ser tomadas.
4. Gerenciamento de riscos
Conhecimento em análise de dados é fundamental para quem atua como project manager, pois é observando os indicadores de todas as etapas que os profissionais saberão antecipar e identificar riscos que podem comprometer a operação. O histórico do gerenciamento também agiliza a tomada de decisões para solucionar problemas.
5. Habilidade de tomada de decisão
Capacidade de tomar decisões assertivas com base em dados do projeto é mais um dos quesitos necessários para esse profissional. Para isso, é preciso ter conhecimento do negócio e acompanhar o andamento das ações, bem como o perfil das pessoas da equipe.
Quais são os fundamentos do gerenciamento de projetos?
Agora que você sabe quais são as habilidades necessárias para atuar na área, entenda quais são os 5 fundamentos do gerenciamento de projetos para aplicar na sua empresa.
1) Definição do escopo
O primeiro passo do gerenciamento é a identificação da viabilidade e a definição do escopo do projeto. Nessa etapa, estabeleça claramente os objetivos, as metas, os entregáveis, marcos importantes e os limites do projeto.
O escopo é uma forma de acordo entre a empresa e o cliente, além de ser uma referência paras as pessoas que executarão a entrega. Por isso, é extremamente importante para a condução do projeto.
2) Planejamento do projeto
O segundo fundamento do gerenciamento de projetos é a definição das atividades, etapa em que são estabelecidos os objetivos. O planejamento inclui ainda as ações a serem executadas pelo time, bem como as funções de cada pessoa. É a fase de estabelecer réguas de comunicação, cronogramas, metas, orçamentos e recursos necessários.
A empresa pode usar metodologias ágeis e ferramentas para acompanhar as atividades. É importante que o planejamento inclua milestones, ou seja, marcos do projeto para um diagnóstico em “tempo real” da evolução do projeto e pontos de atenção.
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3) Execução do projeto
O gerenciamento de projetos deve monitorar o andamento das demandas. Isso inclui acompanhar ações por meio de ferramentas de gestão e fazer reuniões rápidas e periódicas pode ajudar a ter um controle melhor das tarefas executadas e das metas.
Mesmo com as ações em andamento, tenha o cuidado de identificar riscos e atender a possíveis novas demandas por recursos. Na etapa de execução, também é comum ter que fazer adaptações, mas é importante que o gerenciamento de projetos siga o plano e consiga identificar o impacto de possíveis mudanças.
4) Desempenho do projeto
Gerenciar projetos é prestar atenção no progresso de todas as etapas. O desempenho não deve ficar para o momento final de um projeto, então, para ter maior previsibilidade, acompanhar os indicadores durante todo o processo é fundamental.
Um bom gerenciamento de projetos é aquele em que as metas são analisadas durante o andamento das tarefas. Nesse meio tempo é importante comunicar a equipe sobre a evolução do projeto, celebrar conquistas e dar feedbacks. Essas ações dão mais segurança para todo o time.
5) Encerramento do projeto
O trabalho não acaba na finalização do projeto. Ou seja, o gerenciamento deve fazer uma análise de como ocorreu a evolução da demanda como um todo e comunicar ao time. A conclusão deve ser formalizada, assim como a finalização das atividades, os marcos das entregas de todas as etapas e a avaliação dos resultados obtidos.
Uma reunião para falar sobre o desempenho contribui, ainda, para a gestão de conhecimento e desenvolvimento das pessoas envolvidas. Tudo isso ajuda a melhorar ainda mais as entregas futuras e garantir melhores resultados.
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