Para quem precisa resolver situações profissionais de maneira ágil, em qualquer dispositivo, o webmail é um grande aliado
O trabalho de quem atua de maneira independente ou em empresas mais enxutas precisa transmitir credibilidade em sua comunicação. É preciso ser ágil e profissionalizado para ganhar a confiança de quem quer fechar negócios e o e-mail profissional é indispensável para auxiliar a cumprir esse requisito.
Nesse cenário, o e-mail profissional exerce o papel de um assistente de alta disponibilidade. Afinal de contas, ele pode ser utilizado de qualquer dispositivo conectado à web por meio de um recurso chamado webmail.
O webmail é indispensável para quem precisa receber atualizações e responder e-mails em tempo real. E ainda traz com ele as ferramentas importantes do aplicativo de e-mail instalado no dispositivo. Esses aplicativos podem ser do Google, Microsoft, Apple e muitos outros.
Hoje, vamos entender como tirar o melhor proveito das potencialidades do webmail e aprimorar, ainda mais, o fluxo de trabalho de quem não tem tempo a perder.
O que é webmail?
O webmail é um recurso que utiliza o navegador web para acessar o e-mail. Ele pode ser acionado em qualquer dispositivo com acesso à internet, seja smartphone, tablet, até mesmo uma smart TV, pois dispensa a instalação de um aplicativo para funcionar.
Seu modo de operação segue o mesmo raciocínio do aplicativo de e-mail instalado no dispositivo. Falando de modo simples, a troca de mensagens continua dependendo do provedor contratado e de servidores de e-mail emissores e receptores da informação, com o uso dos protocolos POP/IMAP e SMTP.
No e-mail profissional, o webmail conta com as mesmas camadas de segurança oferecidas pelo aplicativo instalado, como criptografia de ponta a ponta, e a mesma capacidade de atualização no recebimento e envio das mensagens eletrônicas. Além do mais, todo o trabalho feito no webmail é atualizado também no aplicativo de e-mail instalado no dispositivo principal, sem perdas. Basta abrir o aplicativo no dispositivo principal para fazer a sincronização.
Vantagens de um webmail seguro
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Para quem trabalha andando de um lado para o outro, o webmail proporciona uma mobilidade enorme. Além de ter o e-mail profissional disponível em qualquer lugar, o webmail permite carregar os contatos, a agenda ou calendário de compromissos, e permite anexar documentos aos e-mails, permitindo que essas pessoas sigam suas rotinas de trabalho sem complicações.
O webmail também pode salvar o dia de trabalho da pessoa quando há instabilidade no aplicativo nativo – seja pela falta da atualização mais recente ou por alguma condição técnica no fornecedor. Ele permite acessar tudo o que está armazenado no endereço eletrônico, uma vez que vai direto à fonte, que é o servidor de e-mail do provedor.
Tudo o que é feito no webmail é atualizado no aplicativo de e-mail eletrônico. Por isso, tenha muita cautela ao deletar e-mails, pastas ou contatos. Assim que o aplicativo for acessado, ele atualiza tudo o que foi feito no webmail. O contrário também é válido. De qualquer maneira, o provedor pode tentar recuperar conteúdos deletados erroneamente por meio de seus backups, mas pode levar um tempo.
Vale lembrar que o webmail da Locaweb, seja utilizado em um aplicativo de e-mail ou no navegador, conta com Antispam e Antivírus. Essas são funcionalidades essenciais para assegurar suas contas de e-mail de ataque de cibercriminosos e golpes. O Antispam e Antivírus funcionam automaticamente no bloqueio de arquivos e mensagens suspeitas.
Como tirar o melhor proveito do webmail
O webmail permite trabalhar uma série de recursos no trabalho remoto sem afetar a condução das rotinas de trabalho. Algumas funcionalidades possíveis de administrar no webmail são:
- Agenda e compromissos: a funcionalidade de calendário permite a criação e divulgação de eventos com participantes determinados, data, horário e sua recorrência – diária, semanal ou mesmo mensal. No agendamento, muitas pessoas ignoram o campo descrição, mas ele pode ajudar a ganhar tempo extra na realização da atividade. Nele é possível compartilhar links de referência ou adiantar o que há de mais relevante no evento para que os participantes fiquem alinhados. O calendário também permite agendar lembretes para tornar a rotina de trabalho mais fluida e precisa.
- Assinatura: personalize a assinatura de e-mail diretamente na ferramenta disponível no webmail, sem perda de tempo.
- Caixas-postais: quem administra as contas de e-mail pode criar caixas-postais por meio do painel de controle, mesmo no webmail. Da mesma forma, também é possível desativar contas de e-mail imediatamente.
- Controle do espaço utilizado: no painel de controle do webmail é possível verificar como o espaço da caixa postal está distribuído, seja em uso ou ainda disponível. Caso seja necessário, as caixas postais do e-mail profissional da Locaweb podem ser ampliadas para até 50 GB por meio de espaço adicional. Saiba como funciona aqui.
- Criação de filtros: esse recurso permite criar referências para encaminhar e-mails para suas pastas específicas de maneira automatizada. As referências lidas pela automação podem ser palavras-chave, domínio de e-mail, remetentes, tipos de assunto e muitas outras.
- Repostas automáticas: o webmail também permite configurar repostas automáticas, como aviso de ausência, férias, aviso de desativação de um e-mail ou qualquer outra informação importante.
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