Empreendedores e empresas já estruturadas têm muito a ganhar ao criar um email profissional. Confira tudo o que você precisa saber sobre o assunto.
Muitos profissionais começam a empreender por uma inquietação ou uma necessidade: mudar o estilo de vida, seguir um propósito, oferecer soluções melhores em seu segmento. Dentre as várias maneiras de começar, os negócios digitais têm grande destaque. Pequenos empreendedores, por exemplo, conseguem dar o pontapé inicial com um bom laptop, um smartphone e uma conexão de alta velocidade. Mas para ter sucesso é preciso muito mais.
Além de oferecer uma boa solução para seu mercado, é preciso contar com ferramentas para divulgar seu produto ou serviço e facilitar a conexão com o cliente. O uso das ferramentas online disponíveis ajuda o empreendedor a se mostrar confiável e comprovar autoridade no próprio segmento. Mas, infelizmente, muitas empresas erram em pontos básicos, perdendo boas chances de começar seus negócios de um lugar melhor.
Um recurso muito poderoso para iniciar esse trabalho é o e-mail. Se parece bom demais para ser verdade, saiba que, embora muitos ainda vejam o e-mail apenas como uma caixa para receber e enviar informações, usando essa ferramenta tão cheia de recursos como um simples escaninho (alguém ainda sabe o que é isso?) de escritório, é possível fazer muito mais.
Vamos aqui explicar porque criar um email profissional pode dar mais credibilidade ao seu negócio, além de gerenciar sua comunicação de maneira eficiente.
Aumente sua credibilidade
A percepção do negócio online depende de detalhes importantes, como ter um site com o domínio de internet do seu negócio (www.nomedasuaempresa.com.br), o que também se aplica ao seu email profissional (contato@nomedasuaempresa.com.br). Ter um e-mail com domínio gratuito como meio de comunicação pode gerar insegurança em possíveis clientes, que perceberão sua marca como principiante ou amadora.
É só pensar na seguinte situação: a pessoa pede um orçamento no formulário do site e a resposta vem a partir de um e-mail gratuito. Em tempos de vírus e golpes online, sua proposta corre o risco de ir direto para a lixeira.
Quer outro exemplo? Vamos supor que você coletou uma série de endereços por meio do campo “inscreva-se para receber nossas novidades”. Como será a administração de sua newsletter ou e-mail marketing a partir de um endereço gratuito? Como sua marca será percebida? Isso realmente cria uma barreira.
Ganhe com integrações e automações
Contratar um serviço de e-mail profissional será um diferencial na organização das demandas diárias. Inicialmente, é preciso mapear as necessidades de comunicação e rotinas do seu negócio. Com esse mapeamento feito, será mais fácil contratar o serviço de e-mail profissional mais adequado. Para isso, observe quais são as funcionalidades e como elas poderão te atender.
Vantagens de criar um email profissional
Para simplificar, vamos colocar aqui alguns recursos essenciais e seus possíveis usos ao criar um e-mail profissional:
Painel de Controle
Permite fazer a administração de uma ou mais contas de e-mail ao mesmo tempo.
Assinatura
Permite incluir uma assinatura personalizada (texto, imagem ou ambos) com link que aponta para um endereço de site ou resposta de e-mail, por exemplo. A assinatura será inserida automaticamente sempre que você começar uma nova mensagem.
Lista de e-mails autorizados / bloqueados
Automatiza o recebimento de seus e-mails favoritos, criando tanto uma lista segura de endereços eletrônicos importantes quanto uma lista de endereços bloqueados, para evitar problemas e perda de tempo.
Pastas e filtro de e-mail
Você pode criar uma série de pastas e programar uma automação que move seus e-mails diretamente para elas. Por exemplo, direcione para a pasta “Pagamentos” os e-mails do financeiro@minhamarca.com.br ou direcione e-mails com a palavra “proposta” para a pasta “Novos Negócios”. Também é possível mover mensagens para a lixeira utilizando esse mesmo princípio.
Antispam e Antivírus
Caso o serviço contratado tenha esse importante recurso, todos os e-mails passam por uma verificação antes de chegar à caixa de entrada. Os e-mails suspeitos apresentarão uma mensagem informando a possibilidade de conter vírus nos anexos e os que forem diagnosticados como spam serão direcionados para uma pasta com o mesmo nome.
Contatos
É possível fazer a gestão dos seus contatos com riqueza de detalhes. A ficha contém campos que poderão auxiliar no relacionamento, como telefone, empresa, cargo e campo de observação, que poderá ser utilizado para anotar detalhes importantes para futuras interações.
Calendário e agenda
Ajudam a organizar suas rotinas, reuniões e eventos, sempre associados a um lembrete sonoro e visual. É possível, também, consultar a agenda de pessoas que estão sob o mesmo domínio de e-mail, o que facilita bastante a gestão do tempo.
Criação de salas de reunião
Uma funcionalidade muito prática em tempos de trabalho remoto é criar uma sala de reunião e gerar seu link dentro da própria plataforma de serviço de e-mail. Dependendo do serviço, você poderá gravar o vídeo e as interações feitas por meio da janela de chat.
Sincronização em dispositivos móveis ou Webmail
Proteja sua conta de e-mail! Confira o tutorial e saiba como configurar e gerenciar a Autenticação de Dois Fatores no Webmail para Domínios na Locaweb.
Um serviço que sincroniza tudo o que é feito em qualquer dispositivo é excelente para a gestão do negócio e para agir com rapidez junto aos clientes. E se você precisar acessar seu e-mail de um outro computador, os serviços de e-mail profissional têm à disposição um link de internet para utilizar em qualquer navegador.
É certo que quem está começando pensa em economizar tudo o que for possível, mas analise com cuidado seus investimentos, para não tirar de onde é essencial. Cerque-se de tudo que possa trazer profissionalismo e mostrar a autoridade de sua marca. Investir em uma boa ferramenta de e-mail fará toda a diferença no resultado que sua empresa pode gerar.
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