A construção da confiança nas relações profissionais se baseia em uma série de detalhes entre elas o e-mail profissional e e-mail pessoal. Saiba mais!
A pressão gerada pela alta produtividade no trabalho – seja em um emprego CLT ou em uma empreitada própria – estende nossas jornadas de trabalho para além das horas comerciais.
Essa necessidade, temporária ou não, acaba fazendo com que a gente misture muito os assuntos da vida profissional e pessoal. Um dos meios de comunicação onde isso fica bem evidente é o e-mail.
Como o horário comercial se mistura com as outras horas do dia, as pessoas acabam utilizando o e-mail profissional para falar de assuntos particulares e o e-mail pessoal para se comunicar com clientes.
Uma bagunça! Há também aqueles casos em que o negócio próprio foi começando de mansinho, meio informal – aqui, o uso do e-mail pessoal parecia uma escolha óbvia.
Mas o negócio cresceu, está em plena profissionalização, e a pessoa ainda resiste em aderir a um e-mail profissional. Qualquer uma das duas situações é ruim e, neste artigo, vamos explicar as razões para ter um e-mail profissional e evitar tratar assuntos de negócios no e-mail pessoal.
Vamos começar?
E-mail não é tudo igual
A construção da confiança nas relações profissionais se baseia em uma série de detalhes que não passam batido pelos clientes. Esses detalhes vão desde a forma como a pessoa se apresenta até a entrega do produto ou serviço.
Quem tem uma empresa de pequeno ou médio porte e deseja continuar crescendo, utilizando o digital, precisa raciocinar e se organizar como uma boa empresa grande. Isso já começa por um utilizar um e-mail profissional com um domínio próprio.
Tratar os negócios com um e-mail pessoal pode trazer uma proximidade que ultrapassa a relação desejável entre empresa e clientes. As impressões que passamos para outras pessoas despertam atitudes, aprendidas por nós todos durante a vida, sobre o que é profissional e pessoal.
Usar um e-mail pessoal para tratar assuntos profissionais em um pode despertar expectativas e liberdades em efeito cascata em alguns clientes, como:
- Excesso de intimidade e informalidade;
- Pedidos de descontos ou contrapartidas sem contexto para o seu negócio;
- Pedidos de favores, como “segurar” o pagamento daquela nota-fiscal ou passar o pedido na frente dos outros;
- Exigir atendimento em qualquer hora do dia ou da noite.
Parece exagero, mas não é. Nos negócios, a proximidade deve acontecer como consequência de uma ótima relação profissional, de confiança e reciprocidade. Isso coloca limites saudáveis nesse relacionamento.
O contexto de uma pessoa de negócios, principalmente no digital, precisa estar cercado de símbolos e mensagens profissionais – a começar por um e-mail com domínio próprio, site, número de contato comercial e outros detalhes que compõem a construção de uma marca.
Outra complicação ao utilizar o e-mail pessoal é afastar grandes clientes. Retomando o ponto sobre as mensagens transmitidas pelos detalhes, uma empresa grande pode entender que seu negócio não é profissionalizado o suficiente para atendê-la.
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Recursos de um e-mail profissional
Uma pergunta bastante comum é: e se eu utilizar o nome da empresa com um domínio de terceiros (gratuito ou não) de e-mail? É preciso levantar dois pontos antes de responder:
- Nem sempre o nome da empresa vai estar disponível, gerando complementos como números e outros tipos de caracteres para diferenciá-lo dos outros nomes quase iguais. Esse ponto, sozinho, já tem potencial para prejudicar a comunicação.
- O domínio de terceiros no e-mail “profissional” pode gerar grandes desconfianças sobre a seriedade do negócio, ainda mais em tempo de golpes e cibercriminosos.
Então, pense bem antes de usar essa ideia.
Um e-mail profissional, com domínio próprio, conta com a inteligência e disponibilidade de recursos que facilitam o dia a dia. A Locaweb, por exemplo, pensou em um painel de controle muito intuitivo, fácil de configurar e adaptável a telas que vão do laptop ao smartphone.
As ações de e-mail realizadas nesses diversos dispositivos são sincronizadas automaticamente. Basta uma conexão com a web.
No painel de administração do e-mail profissional, a pessoa poderá criar contas para assuntos específicos, como atendimento, contato e financeiro, além das contas com nome de quem trabalha na empresa.
Também é possível personalizar e programar mensagens automáticas com informações essenciais, como o horário de atendimento da empresa ou prazo para respostas de solicitações em geral.
Outra possibilidade interessante do e-mail profissional é programar um aviso de ausência por de tempo determinado. Nessa mesma mensagem, pode-se incluir a pessoa que cobrirá essa ausência, mostrando como a empresa é organizada e que o cliente não fica na mão.
No e-mail profissional da Locaweb há a disponibilidade de um calendário para organizar a agenda. No painel de controle é possível visualizar a ordem do dia, além do recebimento de suas notificações.
Só por esses exemplos, já deu para sentir que o uso de e-mail pessoal ou não profissional é insuficiente para organizar o dia a dia do negócio.
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