Todo e-mail profissional é um registro para a empresa e ajuda a formar sua imagem corporativa. Portanto, faça bonito adotando boas práticas!
O uso de redes sociais e aplicativos de conversa acaba criando a falsa impressão (ou o vício) de que a comunicação escrita pode ser menos formal em todos os canais.
Não é o caso do e-mail profissional – e dos aplicativos de comunicação corporativos, mas isso é um assunto para outro dia.
Um e-mail profissional tem potencial para se alastrar igual queimada no verão. Vamos dar um exemplo. Sabe quando um assunto gera dúvida e pode rodar muito entre os profissionais da empresa até ter uma resposta definitiva? Sua forma de se posicionar vai junto.
É importante entender que a sua imagem profissional se compõe de muitos detalhes e a comunicação por e-mail profissional faz parte dessa lista.
Hoje, vamos falar sobre as boas práticas de comunicação no envio de e-mails profissionais. Esse conteúdo serve para ajudar quem ainda não domina o assunto e refrescar a memória de quem tem deixado a etiqueta do e-mail profissional de lado. Vamos começar! Neste artigo você verá:
1- Modelos de e-mail
A maioria das empresas padroniza a identidade visual dentro de uma linha mestra (ou guideline), incluindo o formato dos e-mails profissionais. Essa orientação mostra qual o tipo de fonte, cor e como deve ser a assinatura de e-mail.
Algumas assinaturas de e-mail, além das informações de contato, levam alguns avisos legais que podem ser indispensáveis na comunicação escrita. Tudo isso existe por um motivo e deve ser usado.
Mas, com o tempo, algumas pessoas podem relaxar e deixar de utilizar as indicações… Não seja essa pessoa. Siga todas as recomendações de layout.
Se o e-mail profissional da sua empresa for Locaweb, saiba que há um campo para gravar a sua assinatura, definir a família de fontes do corpo do e-mail e outros detalhes da identidade visual. Assim que abrir um novo e-mail, ele já carrega o formato.
Leia também: 7 formas de garantir a presença digital de sua empresa
Se sua empresa não recomenda nenhum formato, considere, assim mesmo, criar uma assinatura de e-mail. Isso atribuirá mais profissionalismo à comunicação.
Utilize uma família de fontes sem firulas ou cores fortes, inclua o logotipo da empresa e indique seus canais de comunicação.
2- O que colocar no remetente?
A função autocompletar foi criada para trazer mais agilidade à comunicação escrita, mas já causou muito riso e meme na história da internet. Quantos endereços de e-mails profissionais se auto completaram e foram para a pessoa errada? Aí já não é tão engraçado.
Sobrenomes estrangeiros, nomes incomuns e domínios “diferentões” também são armadilhas para quem está com pressa ou sem atenção.
A dica é: confira todos os endereços de e-mail antes de enviar. Lembre-se de utilizar o “responder a todos” com muito bom senso – isso vale também para a definição de alta prioridade no e-mail.
3- Como facilitar a comunicação
No universo corporativo, muita coisa acontece ao mesmo tempo. A disputa por atenção é intensa e ganha quem sabe se posicionar.
Adote um método para escrever seus e-mails profissionais e tornar a sua comunicação mais eficiente. Outra coisa: verifique se esse e-mail poderia ser uma ligação ou é necessário uma reunião.
Algumas dúvidas e urgências podem ser resolvidas com colegas ou por meio de registros existentes na empresa. Crie em torno de si a reputação de “só incomodar quando realmente é importante”.
Vamos conferir alguns pontos importantes:
Assunto
Embora precise ser curto, encare o assunto como parte do texto do e-mail. Vamos supor que seja um pedido de férias. O assunto poderia ser: Solicitação de Férias: de XX/XX a XX/XX. Isso não deixa dúvida do que se trata.
Corpo do e-mail profissional
A mensagem precisa ser cortês e objetiva. Sempre abra com um cumprimento, escreva o que é mais importante primeiro e se despeça de modo profissional. Adote frases curtas e não utilize o e-mail para contar “historinha”.
Nunca utilize caixa alta, mesmo para enfatizar palavras ou frases: prefira o recurso sublinhado ou negrito. Não precisaria dizer, mas vale lembrar que “por favor” e “eu agradeço” nunca são demais.
Anexos
Cada empresa utiliza um limite para o tamanho dos arquivos anexados ao e-mail profissional, tanto no envio quanto no recebimento.
Se o arquivo for muito grande, há sempre a opção de subi-lo nuvem e enviar o link no corpo do e-mail profissional.
Avise no texto que está enviando um anexo ou link e qual seu teor. Lembre-se de passar um antivírus nos anexos só para garantir a total segurança do e-mail. A Locaweb garante antivírus para todos os seus clientes do e-mail profissional.
Revisão
Utilize a ferramenta de revisão de texto para pegar algum erro de grafia e ortografia. Depois, releia o conteúdo para ter certeza de que a mensagem está coerente e objetiva.
Se houver arquivos a serem enviados, confirme se estão realmente anexados e se subiram corretamente. Se for um link de arquivo, abra antes para garantir que está funcionando.
Feedback
Confirme o recebimento dos e-mails e informe um prazo para responder a pessoa, caso não tenha uma posição imediata. Isso fortalece a confiança entre colegas de trabalho.
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4- Regras corporativas de uso do e-mail profissional
O e-mail profissional está sob o domínio da empresa – ou seja, é propriedade dela. A pessoa que faz uso desse canal corporativo, geralmente, assina um termo no qual diz estar ciente das condições de uso e se compromete a segui-las.
Com o tempo, as pessoas podem até se esquecer exatamente o que diz o termo, mas não precisa ter uma memória infalível para saber que:
- Assuntos íntimos e pessoais não devem ser tratados pelo e-mail profissional – nem mesmo o happy hour entre colegas do trabalho.
- Você não deve utilizar seu e-mail profissional para se cadastrar em e-commerce, redes sociais, agência bancária ou rifa digital.
- Não existe privacidade no e-mail profissional. A empresa poderá acessá-lo a qualquer momento.
- Se um assunto for confidencial e da alçada exclusiva de um departamento, verifique se o e-mail é o canal mais adequado para tratar possíveis dúvidas.
- Se um e-mail chegar a você indevidamente, avise quem o enviou e o apague definitivamente da sua máquina.
Seguindo essas boas práticas, seu e-mail profissional se tornará uma ferramenta eficiente e capaz de melhorar sua rotina de trabalho.
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