Produtividade: O que todo empreendedor precisa saber sobre o Google Workspace

Os recursos do Google Workspace podem ser o empurrãozinho que seu negócio precisa para aumentar sua produtividade. Confira!

Plataformas complicadas, softwares sem licenciamento e falta de integração compõem um cenário preocupante, no qual reinam problemas como desmotivação, fluxos de trabalho desorganizados e comunicação ruim.  

Mas, quem busca mais produtividade e colaboração para a sua empresa deve investir em um ecossistema robusto e fácil de usar. É o que propõe o serviço Google Workspace, trazendo soluções completas, integradas e sincronizadas para equipes, armazenamento generoso e muita segurança para empresas de todos os tamanhos — e orçamentos. E uma grande novidade: agora os planos ainda têm a Gemini, IA do Google inclusa, o que aumenta ainda mais a produtividade e eficiência do seu negócio. 

Ficou em dúvida? Então, continue lendo para saber tudo sobre como o Google Workspace funciona para potencializar a produtividade da sua empresa! 

6 dicas para aumentar a produtividade com o Google Workspace 

Com inúmeros recursos de trabalho disponíveis, o Google Workspace pode ser um grande aliado para impulsionar a produtividade, seja ela individual ou de toda uma equipe. Porém, para que essas funções sejam realmente eficientes, é necessário saber utilizá-las corretamente. 

Listamos abaixo algumas dicas que podem ser aplicadas a seis diferentes funcionalidades Google, quando se busca expandir seu rendimento diário de trabalho. Confira!  

Leia mais: 

• Google Drive: como usar a ferramenta para otimizar o seu negócio? 

• 5 ferramentas Google que toda pessoa empreendedora precisa conhecer 

• Como aproveitar melhor o e-mail profissional do Google 

Organize seu fluxo de trabalho com o Google Agenda  

Um sistema de organização deve ser simples, claro e fácil de ajustar. Nesse sentido, o Google Agenda traz funções que contribuem para existir um fluxo de trabalho melhor. Com o recurso, é possível criar diferentes categorias e atribuir nomes e cores para cada uma, facilitando a visualização.  

Assim, você pode ter atividades como tarefas individuais, tarefas com a equipe, reuniões e urgências em grupos, tudo separado, permitindo que você filtre as informações necessárias rapidamente.  

Além disso, você pode usar a agenda para marcar:  

• Reuniões: aceitar, recusar e criar conversas remotas ou presenciais. 

• Demandas: incluir briefings, informações importantes, anexos, links e definição de prazo.  

• Tarefas recorrentes: configurar a opção de repetição para tarefas ou eventos diários, semanais ou mensais. 

• Disponibilidade: fechar dias ou horários em que não estará disponível, como feriados, folgas e férias ou, então, blocos de horários inteiros. 

• Lembretes: colocar lembretes em sua agenda para cobrar entregas, conferir seus e-mails, entre outras tarefas curtas, além de configurar as notificações de cada uma. 

• Integrações: caso você ou sua equipe utilizem outras ferramentas, fora do ecossistema Google, muitas oferecem integração com o Slack, Trello, Zoom, Notion, Asana, ClickUp, Salesforce, HubSpot, entre outras. 

Aumente a colaboração da equipe com o Google Drive e o Google Docs 

Outro tipo de recurso que contribui para a produtividade entre as equipes é o Google Drive. Utilizado de forma pessoal, ele é ainda mais útil no trabalho, permitindo o compartilhamento rápido e automatizado de documentos, pastas, planilhas, imagens, mídias e outros formatos. O Drive conta, ainda, com um benefício extra: com a IA do Google embarcada, é possível encontrar, resumir e analisar arquivos, facilitando ainda mais a sua rotina. 

Para isso, basta criar uma pasta-mãe para a equipe, garantindo o acesso às pessoas interessadas, e criar subpastas conforme a necessidade, mantendo a organização e facilitando a filtragem.  

Ainda, acessos podem ser definidos separadamente, seja com restrição ou permissões, como visualizar, comentar e editar. 

Já o Google Docs também possui funções colaborativas interessantes. Com ele, duas ou mais pessoas podem trabalhar em um mesmo arquivo, simultaneamente. Além disso, ele permite a inclusão de sugestões para realizar ajustes e comentários, nos quais é possível marcar as pessoas responsáveis, que serão notificadas.  

E a IA também pode desempenhar seu papel aqui: o uso da Gemini nos Documentos permite colocar suas ideias no papel ou aperfeiçoar rascunhos; resumir arquivos; gerar conteúdos e insights; revisar gramática, estilo, ortografia, adequando ao tom de voz do seu público-alvo; elaborar propostas comerciais; e gerar informações relevantes para enriquecer ainda mais o seu material. 

Otimize reuniões online com o Google Meet    

Nada pior do que entrar em uma reunião sem saber do que se trata, não é mesmo? Por isso, com o Google Meet, é possível aplicar boas práticas para que isso não ocorra. Assim, ao agendar uma nova chamada, você pode: 

• Definir data e horário, além de gerar um link para a reunião. 

• Incluir pessoas de sua equipe e convidados externos, marcando as presenças obrigatórias ou facultativas.  

• Usar o campo de descrição para esclarecer o motivo da reunião e as pautas a serem discutidas. 

• Adicionar arquivos diretamente do Google Drive, como documentos, imagens, planilhas, mídias ou apresentações. 

E a Gemini no Meet pode ser usada para legendar reuniões, traduzidas para mais de 15 idiomas; fazer a transcrição automática; resumir as gravações; e fazer anotações. Outra vantagem é que a IA pode trazer insights como temas recorrentes durante os encontros. 

Também há recursos que podem ser utilizados durante as chamadas para aprimorar a produtividade das reuniões, como: 

• Chat: pode ser usado para fazer perguntas e comentários, responder dúvidas ou enviar links e arquivos adicionais. 

• Sessão dividida: dividir os participantes em grupos com salas separadas, tanto para times específicos quanto aleatoriamente. 

• Gravação: caso alguém importante não possa participar e queira revisitar os assuntos da reunião, você pode gravá-la. O vídeo ficará disponível no Google Drive. 

• Transmissão ao vivo: é possível transmitir a chamada ao vivo no YouTube, tanto com link aberto ou apenas com autorização. A função é recomendada para reuniões, workshops ou webinars, inclusive aquelas com até 100 mil espectadores. 

• Legenda e tradução: pessoas com audição reduzida podem ativar o recurso de legenda, enquanto as estrangeiras podem utilizar a função de traduzir a legenda. 

• Interatividade: levantar a mão para falar, enquetes, perguntas e respostas, lousa interativa e apresentação. 

Gerencie e-mails de forma eficiente com o Gmail para empresas  

Existem diversas ferramentas no e-mail profissional do Google Workspace que permitem fazer um gerenciamento eficiente de mensagens recebidas e enviadas. Todavia, isso também requer organização pessoal, institucional e um uso estratégico dos recursos.  

Assim sendo, caso você seja a pessoa administradora, garanta que sua equipe tenha permissão para utilizar as seguintes funcionalidades: 

• Recursos inteligentes e de personalização; 

• Modo de envio múltiplo; 

• Gmail na web offline; 

• E-mail dinâmico; 

• Layouts. 

Partindo disso, há várias maneiras otimizar a gestão dos seus e-mails no Gmail para empresas, veja sete dicas logo abaixo: 

1. Crie marcadores para automatizar as mensagens por categorias, como assunto, palavra-chave ou remetente e, então, configure filtros que as direcionem para os marcadores corretos. Por exemplo: Projetos atuais, Clientes, Equipe etc. 

2. Utilize a função “importante” — a estrela — para colocar e-mails urgentes ou que não podem ser esquecidos em destaque na sua caixa de entrada. 

3. Aproveite o recurso “tela dividida” para responder e-mails com mais agilidade e sem sair da caixa de entrada. 

4. Ative as opções de respostas automáticas e templates; elas são úteis para agilizar respostas rápidas ou para mensagens frequentes em modelos específicos. 

5. Use o modo confidencial para e-mails com informações sensíveis. Ele permite que você defina prazos de expiração, bloqueie encaminhamentos, revogue acesso ao conteúdo ou exija um código de verificação para abrir a mensagem. 

6. Configure as caixas de entrada segmentadas para separar e-mails prioritários de mensagens menos importantes, como promocionais ou respostas automáticas. 

7. Adicione e-mails às suas tarefas do dia com a função “adicionar a Tarefas”, que fica logo após o recurso “adiar”, ao clicar com o botão direito do mouse. 

Além de todas essas funcionalidades, você ainda pode ter acesso aos recursos da IA Gemini para o Gmail. Ela pode resumir mensagens ou discussões, sugerir respostas com base nos assuntos discutidos, criar rascunhos de mensagens e encontrar informações específicas em mensagens antigas. 

Automatize tarefas repetitivas com o Google Forms e Google Planilhas    

Se você ou sua equipe usam formulários para coleta de dados, o Google Forms conta com integrações que automatizam diversas tarefas e agilizam o processamento das informações. Uma dessas integrações é com a ferramenta Planilhas Google (Sheets). Ah, sem esquecer que também dá para usar a Gemini nas Planilhas Google, para gerar insights mais ágeis. 

Ao criar ou editar os seus formulários, basta configurá-los para que as respostas sejam enviadas a uma planilha. Dessa forma, os dados serão atualizados em tempo real e sem que alguém precise digitá-los manualmente. Além disso, também é possível associar funções como: 

• Notificações: para as pessoas responsáveis verem as novas respostas. 

• E-mails automáticos: seja de confirmação do envio, seja de agradecimento por responder o formulário. 

• Registro de inscrição: para formulários de participação em eventos, processos seletivos, workshops e outras ocasiões. 

Com os dados na planilha, o Sheets também oferece automações, como geração de gráficos dinâmicos e relatórios, bem como cálculos, filtros e fórmulas para a análise de dados.  

Com ele, você pode cruzar o conteúdo com os do Google Trends ou do Google Analytics, por exemplo. Ou, então, integrá-lo a outros apps do Google Workspace, como o Looker Studio para a criação de dashboards, e o Apps Script para funções avançadas de personalização e automação de tarefas complexas. 

Centralize a comunicação com o Google Chat e Google Spaces  

A colaboração e a produtividade andam lado a lado em uma empresa. Mas, para que isso aconteça, é necessário ter meios para manter uma comunicação efetiva entre as pessoas e as equipes. Nesse sentido, há dois recursos do Google Workspace que podem auxiliar: o Google Chat e o Google Spaces. 
 

O Google Chat é uma ótima ferramenta para conversas rápidas, tirar dúvidas com os colegas, passar recados para o time ou tratar assuntos urgentes. Ele é recomendado para enviar mensagens individuais ou em pequenos grupos. 

Já o Google Spaces nasceu como um aplicativo próprio, mas, hoje, é um recurso do Chat. Com ele, você pode criar espaços próprios para conversas longas, como projetos específicos, brainstorming, demandas colaborativas ou acompanhamento das tarefas da equipe, por exemplo. 

Assim, é possível manter as suas conversas organizadas e com fácil visualização, bem como centralizadas nos locais adequados, para estarem acessíveis e sem desencontro das informações. Além disso, ambos podem ser integrados com outros apps do Workspace, como o Google Drive e Google Agenda, para compartilhar arquivos e marcar reuniões. 

Conheça outras ferramentas do Google Workspace 

Enquanto boa parte das ferramentas do Google Workspace variam conforme o plano assinado, a maioria das versões conta com os seguintes recursos: 

• Apresentações: com a Gemini no Google Apresentações, você pode criar imagens, gerar slides, fazer resumos, escrever e buscar referências em arquivos no Drive, ou mesmo no Gmail, tudo enquanto você cria sua apresentação. 

• Keep: ferramentas colaborativas para anotações, listas, imagens e mais. 

• Tarefas: recurso para listas de tarefas, no estilo “to-do”, que podem ser marcadas quando concluídas. 

• Sites: sites colaborativos que podem ser criados por várias pessoas. 

• Google Vids: aplicativo de criação e edição colaborativa de vídeos com tecnologia IA embarcada. 

Já as funcionalidades adicionais para equipes ou de acesso individual, que também contribuem para a produtividade, são: 

• Gemini Enterprise: acesso completo à IA do Google, com recursos para reuniões e segurança. 

• Chrome Entrerprise: navegador corporativo com gerenciamento facilitado e segurança reforçada. 

• Work Insights: ferramenta que analisa dados de produtividade e colaboração no Workspace, gerando relatórios com métricas e sugestões de melhoria. 

• Cloud Search: pesquisa abrangente no Google Workspace. 

• Voice: sistemas de telefone virtual de negócios para discagem externa e interna. 

• Apps Script: plataforma JavaScript para automação e integração de tarefas. 

• Appsheet: para fazer o desenvolvimento de aplicativos sem código. 

Benefícios do Google Workspace para pequenas e médias empresas  

Agora que você conhece a maioria das ferramentas e funcionalidades disponíveis, veja abaixo 11 benefícios ao implementar o Google Workspace em empresas de pequeno e médio porte: 

1. Mais produtividade para o negócio. 

2. Facilidade para o trabalho remoto. 

3. Maior colaboração entre as equipes. 

4. Suporte técnico especializado do Google. 

5. E-mails personalizados para toda a equipe. 

6. Redução de gastos com softwares separados. 

7. Acessibilidade aprimorada de arquivos na nuvem. 

8. Kit completo de ferramentas integradas e sincronizadas. 

9. Facilidade no gerenciamento dos recursos e acessos em um único painel. 

10. Escalabilidade, com planos adequados ao crescimento de cada empresa. 

11. Uso da IA para fazer tarefas operacionais e repetitivas, deixando você livre para realizar análises estratégicas do seu negócio. 

Como implementar o Google Workspace na sua empresa    

Se você deseja implementar o Google Workspace na sua empresa, primeiramente, é importante fazer um planejamento abrangente do seu negócio, de sua estrutura atual e de quais necessidades você precisa que sejam atendidas. Entenda, a seguir, alguns pontos que devem ser considerados nessa avaliação: 

• Qual é o tamanho da sua equipe? 

• Quais softwares são utilizados atualmente e quais são realmente necessários? 

• Qual é o espaço de armazenamento que sua empresa ocupa e quanto seria o mais adequado para o negócio funcionar e crescer?  

• Quais ferramentas e complementos do Google Workspace fazem mais sentido para o seu negócio? 

• Como será feita a migração de dados da sua estrutura atual para o ecossistema Google? 

Com todas essas questões respondidas e um orçamento definido, você poderá escolher qual é o melhor plano do Google Workspace para a sua companhia.  

Escolhendo o plano ideal para seu negócio 

Conforme mencionamos ao longo do artigo, há algumas opções de plano do Google Workspace com variações de preço, recursos e armazenamento. Confira abaixo cada um e as principais diferenças entre eles: 

1. Starter 

• Assistente de IA Gemini no Gmail. 

• Converse com a IA no app Gemini. 

• 30 GB de armazenamento por usuário. 

• Videochamadas com até 100 participantes. 

• E-mail personalizado com ferramentas de segurança agregadas.  

• Possibilidade de contratar mais de um plano com um mesmo domínio. 

2. Standard 

• E-mail personalizado e seguro.  

• 2 TB de armazenamento por usuário. 

• Videochamadas com até 150 participantes e gravação. 

• Assistente de IA para pesquisa (NotebookLM Plus).  

• Assistente de IA Gemini no Gmail, Documentos, Meet e mais. 

• Converse com a IA no app Gemini e crie sua própria equipe de especialistas. 

• Possibilidade de contratar mais de um plano com um mesmo domínio. 

3. Plus 

• Google Vault.  

• E-mail personalizado e seguro.  

• 5 TB de armazenamento por usuário. 

• E-Discovery para busca e retenção de dados digitais. 

• Assistente de IA para pesquisa (NotebookLM Plus).  

• Assistente de IA Gemini no Gmail, Documentos, Meet e mais. 

• Converse com a IA no app Gemini e crie sua própria equipe de especialistas. 

• Videochamadas com até 500 participantes, gravação e controle de participação. 

• Possibilidade de contratar mais de um plano com um mesmo domínio. 

4. Enterprise 

• E-mail personalizado e seguro. 

• 5 TB de armazenamento por usuário.  

• Licenças ilimitadas disponíveis para compra.  

• Google Vault e controles avançados de segurança.  

• E-Discovery para busca e retenção de dados digitais. 

• Assistente de IA para pesquisa (NotebookLM Plus).  

• Assistente de IA Gemini no Gmail, Documentos, Meet e mais. 

• Converse com a IA no app Gemini e crie sua própria equipe de especialistas. 

• Videochamadas com até 1.000 participantes, gravação, controle de participação e transmissão ao vivo. 

• Possibilidade de contratar mais de um plano com um mesmo domínio. 

Perguntas frequentes sobre os serviços Google no ambiente corporativo  

Caso você tenha ficado com dúvidas em relação ao ecossistema empresarial do Google Workspace, continue conosco. Respondemos a seguir algumas das perguntas mais frequentes sobre esses serviços. Cconfira! 

O Google Workspace é seguro para minha empresa?  

Sim! Além de ser uma das maiores e mais reconhecidas empresas no mercado de tecnologia, o Google oferece diversos mecanismos de proteção para garantir a segurança do seu negócio e de todas as empresas que utilizam o Workspace, como: 

• Armazenamento de dados em Data Centers proprietários com criptografia de ponta a ponta, segurança física e várias camadas de proteção e controle de acesso. 

• Detecção automática de ameaças em tempo real de spam, malware, phishing, entre outras. 

• Certificação e conformidade com normas de segurança e privacidade, como SOC 2, ISO 27001, GDPR e LGPD. 

• Transparência quanto à coleta, tratamento e retenção de dados dos usuários, fornecendo configuração e gerenciamento de privacidade e segurança. 

• Controle total de acessos e permissões de usuários por parte do administrador. 

• Autenticação de Dois Fatores (2FA), que pode ser configurada como opcional ou obrigatória para todos os usuários. 

Quais produtos Google estão inclusos em cada plano? 

Veja a seguir quais das ferramentas e recursos estão disponíveis em cada um dos quatro planos do Google Workspace: 

• Starter: Gmail, Google Docs, Google Planilhas, Google Apresentações, Google Agenda, Google Meet, Google Drive, Google Chat e Criador de Sites. 

• Standard: todos os do Starter + Gravação no Meet, Google Vids, Layouts de e-mail, Assinatura eletrônica no Docs e em PDFs, além da Gemini no Gmail, Docs, Planilhas, Apresentações, Vids, Drive, Meet e Chat. 

• Plus: todos os do Standard, mais controle de presença e cancelamento de ruído no Meet, E-Discovery, Google Vault, gerenciamento avançado de endpoints e segurança avançada, além da Gemini no Gmail, Docs, Planilhas, Apresentações, Vids, Drive, Meet e Chat. 

• Enterprise: Todos os produtos anteriores, mais transmissão ao vivo de chamadas do Meet, controles avançados de segurança, gerenciamento e compliance, incluindo DLP, regiões de dados e gerenciamento corporativo de endpoints e suporte avançado, além da Gemini no Gmail, Docs, Planilhas, Apresentações, Vids, Drive, Meet e Chat. 

Como migrar de outras plataformas para o Google Workspace?  

Migrar de um ecossistema de trabalho para outro é algo que sempre deve ser feito com cuidado e de forma bem planejada. Certifique-se de que todos os usuários e dados — como e-mails, arquivos, calendários e contatos — estão em plataformas compatíveis ou com armazenamento local. 

Para facilitar esse processo, o Google Workspace fornece ferramentas como o Google Workspace Migrate, e guias detalhados para migrações vindas de diversas plataformas: 

• Compartilhamento de arquivos; 

• Microsoft 365; 

• Webmail;  

• IMAP; 

• POP; 

• Box. 

Lembrando que é sempre recomendado que esse processo seja feito ou, ao menos, acompanhado por um profissional de TI experiente, a fim de evitar erros e perdas de dados importantes. 

Potencialize sua produtividade com as ferramentas do Google 

Com todas essas informações, é possível perceber como o ecossistema do Google Workspace favorece a produtividade e a colaboração em qualquer negócio. Afinal, cada recurso e ferramenta oferecidos foram projetados para tornar o dia a dia de trabalho mais intuitivo e eficiente. 

Se você quiser saber mais sobre o Google Workspace ou deseja contratá-lo para a sua empresa, a Locaweb é uma Premier Partner do Google e traz esse serviço com benefícios como: 

• Desconto no plano anual para algumas modalidades; 

• Equipe qualificada e certificada pelo Google; 

• Suporte especializado, 24h e em português; 

• Cobrança em Real. 

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O autor

Juliana Fernandes

Ju é jornalista e Analista de Conteúdo na Locaweb, com especialização em Gestão de Conteúdo para Mídias Digitais pelo Senac. Há mais de 15 anos, vem construindo sua trajetória profissional no mundo da comunicação. Atuando em frentes como: produção de conteúdo, gestão de redes sociais e assessoria de imprensa. Sua paixão pelo jornalismo a motiva a contar histórias de maneira envolvente e a adaptá-las para diferentes canais e públicos. Acredita no poder das boas narrativas para transmitir mensagens relevantes. Com um olhar atento e curioso, está sempre em busca de novas ferramentas para desenvolver estratégias personalizadas que conectem marcas e pessoas.

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