A gestão de estoque é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer empresa que lida com produtos físicos
Desde pequenas lojas de varejo até grandes indústrias, a maneira como uma empresa gerencia seu estoque pode determinar sua eficiência operacional, sua capacidade de atender às demandas dos clientes e sua saúde financeira.
Um controle de estoque eficiente evita a falta de produtos, o que resulta em perda de vendas e insatisfação do cliente. Por outro lado, também previne o excesso de estoque, que pode gerar custos desnecessários e desperdício de recursos.
Nesse contexto, empresas que conseguem equilibrar suas necessidades de estoque com precisão e agilidade têm uma vantagem clara sobre aquelas que ainda lutam com práticas antiquadas.
Neste artigo, você vai saber o que é gestão de estoque, sua importância, os métodos mais utilizados e como essa tarefa impacta diretamente a operação da empresa. Além disso, vai conferir as ferramentas que podem auxiliar neste processo. Acompanhe.
O que é gestão de estoque?
Em termos simples, a gestão de estoque é um conjunto de práticas e processos essenciais para o controle e a organização de todos os itens físicos que uma empresa possui para venda, utilização na produção ou outros fins operacionais.
A prática envolve desde a entrada de mercadorias no estoque até sua saída, seja por venda, consumo interno ou descarte.
Seu objetivo é garantir que a quantidade certa de produtos esteja disponível no momento certo, no lugar certo e nas condições adequadas. E isso, sem incorrer em custos excessivos ou enfrentar rupturas.
Mas a gestão de estoque vai muito além de simplesmente controlar a quantidade física de produtos. A atividade também abrange aspectos como a organização do espaço de armazenamento, a identificação e codificação dos itens, a previsão de demanda futura, a gestão de fornecedores e a otimização dos processos logísticos.
No contexto atual de mercado, onde a competitividade é intensa e as expectativas dos consumidores são altas, essa prática não é apenas uma necessidade operacional, mas uma vantagem estratégica que pode impulsionar o crescimento e a sustentabilidade dos negócios.
Importância da gestão de estoque
O controle de estoque eficaz permite que as empresas maximizem a eficiência operacional, minimizem custos e melhorem o atendimento ao cliente. Além disso, oferece os seguintes benefícios:
1. Atendimento às demandas dos clientes
Um dos grandes desafios da gestão de estoque é assegurar que a empresa tenha os produtos certos disponíveis no momento certo.
Isso significa atender às demandas dos clientes de forma rápida e eficiente, evitando a frustração por falta de produtos ou atrasos nas entregas.
Clientes satisfeitos são mais propensos a retornar e a recomendar a empresa para outras pessoas, o que é essencial para a construção de uma base de clientes fiel.
2. Redução de custos operacionais
Um controle eficaz de estoque também ajuda a minimizar custos operacionais.
O excesso de estoque, por exemplo, pode levar a despesas desnecessárias com armazenamento, obsolescência de produtos e até mesmo deterioração de itens perecíveis.
Por outro lado, a falta de estoque pode resultar em perda de vendas, custos adicionais com frete urgente e comprometimento da reputação da empresa.
3. Otimização de processos logísticos e operacionais
A gestão de estoque bem executada contribui para a otimização dos processos logísticos e operacionais, que vão desde a organização física do armazém até a definição de sistemas eficientes de controle de inventário, previsão de demanda e gestão de fornecedores.
Isso é muito importante, pois processos mais eficazes melhoram a produtividade da equipe e garantem um fluxo de trabalho mais fluido e menos propenso a erros.
4. Tomada de decisões estratégicas
Uma gestão sólida de estoque fornece dados precisos e atualizados que são essenciais para a tomada de decisões estratégicas.
Informações como níveis de estoque, velocidade de venda de produtos e tendências de mercado permitem que os gestores ajustem suas estratégias de compra, promoção e expansão de maneira mais informada e assertiva.
5. Melhoria da eficiência financeira
Por fim, vale destacar que manter um controle rigoroso sobre o estoque também contribui para a eficiência financeira da empresa.
Um bom controle de estoque proporciona melhorias na gestão de capital de giro e redução de desperdícios. Além disso, possibilita a negociação de melhores termos com fornecedores e aumento da rentabilidade geral das operações.
Métodos de gestão de estoque
Existem diversos métodos para gerenciar o estoque, cada um com suas particularidades e vantagens. Os mais comuns são:
PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair)
Neste método, os primeiros itens adquiridos são os primeiros a serem vendidos. É uma técnica comum para produtos perecíveis, garantindo que os itens mais antigos sejam utilizados ou vendidos antes dos novos, minimizando o risco de obsolescência.
UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)
No método UEPS, os últimos itens adquiridos são os primeiros a serem vendidos. Embora não seja permitido para efeitos fiscais em alguns países, pode ser útil em situações de inflação, pois reduz o lucro tributável ao considerar os custos mais recentes.
Just in Time (JIT)
O método JIT visa minimizar o estoque, recebendo os produtos apenas quando necessários para produção ou venda. Isso reduz os custos de armazenamento, mas exige uma coordenação precisa com fornecedores para evitar rupturas de estoque.
Média Ponderada Móvel
Este método calcula o custo médio dos produtos disponíveis no estoque, ponderado pela quantidade de cada compra. É útil para manter um registro preciso dos custos de estoque ao longo do tempo.
Curva ABC
A curva ABC ajuda a focar o controle e os esforços de gestão nos itens mais críticos. Isso porque esse método classifica os itens em estoque com base em sua importância relativa, da seguinte maneira:
- A: itens de alto valor e baixa quantidade;
- B: itens de valor e quantidade intermediários;
- C: itens de baixo valor e alta quantidade.
Como o controle de estoque pode impactar a sua empresa?
A gestão de estoque não é apenas uma função administrativa que se limita a monitorar a quantidade de produtos armazenados. Pelo contrário.
Ela desempenha um papel fundamental no desempenho geral da empresa, afetando diretamente sua eficiência operacional, financeira e sua capacidade de atender às expectativas dos clientes.
Entenda como essa prática pode impactar positivamente diversos aspectos do seu negócio:
Vantagens de um bom controle de estoque
- Proporciona eficiência operacional, pois um estoque bem gerido reduz o tempo gasto em procurar produtos, agiliza o processo de atendimento de pedidos e melhora a produtividade;
- Reduz custos operacionais, pois evita desperdícios, excesso de estoque e custos de armazenamento desnecessários;
- Aumenta as vendas e melhora a experiência do cliente, garantindo que os produtos estejam sempre disponíveis;
- Facilita a tomada de decisões, pois dados precisos sobre o estoque permitem uma melhor tomada de decisão em relação a compras, promoções e planejamento estratégico.
Problemas decorrentes de um controle de estoque ineficiente
- Ruptura de estoque, ou seja, a falta de produtos. Isso pode resultar em perda de vendas e clientes insatisfeitos;
- Excesso de estoque, ou seja, produtos acumulados. Um estoque parado gera custos de armazenamento e risco de obsolescência;
- Estoques mal gerenciados estão mais sujeitos a perdas, danos e furtos;
- Ineficácia operacional, pois processos demorados podem atrasar o atendimento de pedidos e reduzir a produtividade.
Melhores práticas de gestão de estoque
A seguir, detalhamos algumas das práticas fundamentais que toda empresa deve considerar para otimizar seu controle de estoque:
1. Planejar antecipadamente
O planejamento é a base de uma gestão de estoque eficiente. Ele envolve a previsão de demanda com base em dados históricos de vendas, tendências de mercado e sazonalidade.
Com um planejamento adequado, a empresa pode manter níveis de estoque otimizados, evitando tanto a falta quanto o excesso de produtos. Mas não se esqueça de alinhar o planejamento de estoque com o orçamento disponível, para evitar problemas financeiros.
2. Fazer inventário regularmente
Realizar inventários regulares é importante para manter a precisão dos registros de estoque. Isso significa contar fisicamente todos os itens armazenados e comparar os números com os registros do sistema.
Os inventários podem ser realizados com diferentes frequências, dependendo da rotatividade dos produtos e da complexidade do estoque.
Entretanto, é importante manter um cronograma consistente para evitar discrepâncias e ajustar os registros de forma proativa.
3. Registrar todas as entradas e saídas do estoque
Após o inventário é preciso registrar meticulosamente todas as entradas de produtos e as saídas, para manter a precisão dos níveis de estoque.
Porém, fique atento, pois esse processo não diz respeito às compras e vendas. O registro de mercadorias deve envolver também as devoluções, transferências internas, ajustes de inventário e descartes.
Uma dica aqui é utilizar um sistema de gestão integrado que automatiza esse processo. Com o auxílio da tecnologia é possível reduzir erros manuais e garantir que os registros estejam sempre atualizados em tempo real.
4. Padronizar o cadastro dos produtos
Padronizar o cadastro dos produtos, incluindo códigos de identificação únicos, descrições claras e informações essenciais como unidades de medida e fornecedor, facilita o gerenciamento e a busca de informações.
A padronização é especialmente útil quando há uma variedade extensa de itens no estoque, ajudando a evitar confusões e erros na identificação e movimentação dos produtos.
5. Controlar as vendas
Manter um controle preciso das vendas é essencial para prever a demanda futura e ajustar os níveis de estoque de acordo.
Ferramentas de análise de vendas podem fornecer insights valiosos sobre padrões sazonais, tendências de consumo e desempenho de produtos específicos, permitindo uma gestão mais eficiente do inventário e uma resposta ágil às mudanças no mercado.
6. Fazer promoções para itens com baixa saída
Produtos com baixa rotatividade ocupam espaço valioso no estoque e podem levar a prejuízos financeiros. Realizar promoções para esses produtos pode ajudar a liberar espaço e recuperar parte do investimento.
Para alcançar esses objetivos, você pode colocar em prática várias estratégias. Uma delas, por exemplo, é oferecer descontos atrativos para incentivar a compra de produtos com baixa saída.
Mas, você também pode combinar produtos de baixa saída com itens populares para aumentar a rotatividade.
7. Treinar a equipe sobre as melhores práticas de gestão de estoque
O treinamento adequado da equipe é fundamental para garantir que todos os envolvidos no processo de gestão de estoque entendam e sigam as melhores práticas, desde a entrada de novos produtos até a realização de inventários e a identificação de problemas.
O treinamento da equipe, quando bem realizado, reduz a ocorrência de erros humanos, aumenta o engajamento e a responsabilidade da equipe na manutenção do estoque.
Ferramentas que auxiliam na gestão de estoque
Contar com um sistema de gestão empresarial, conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), é fundamental para empresas que desejam otimizar seus processos, incluindo a gestão de estoque.
Um ERP integra diversos departamentos e funções em um único sistema, eliminando a necessidade de atualizações manuais, reduzindo erros de entrada de dados e proporcionando uma visão holística e centralizada das operações da empresa em tempo real.
Nesse contexto, uma das ferramentas mais completas para gestão de estoque é o Bling. Esta plataforma ERP possui uma interface intuitiva e oferece diversas funcionalidades que facilitam o controle de estoque e otimizam a operação do seu negócio:
- Gestão de vendas, com acompanhamento detalhado de todas as vendas realizadas pela empresa, facilitando o controle de estoque em tempo real e a previsão de demanda futura;
- Emissão ágil e automatizada de notas fiscais eletrônicas, garantindo conformidade fiscal e simplificando o processo de vendas;
- Integração com e-commerce e marketplaces, permitindo a sincronização automática de estoque e pedidos, evitando vendas fora de estoque e melhorando a experiência do cliente;
- Cadastro de produtos, usuários, clientes e fornecedores em um só lugar para facilitar a gestão empresarial e a comunicação interna;
- Gestão financeira completa, incluindo controle de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e conciliação bancária, além da facilidade de utilização da conta digital para operações financeiras.
Conclusão
Conforme apresentamos neste artigo, a gestão de estoque é uma atividade essencial para qualquer negócio que trabalha com produtos físicos.
Implementar métodos eficazes, seguir as melhores práticas e utilizar ferramentas avançadas, como o Bling, não é apenas uma decisão inteligente, mas uma necessidade para empresas que buscam otimizar suas operações e manter sua competitividade no mercado, oferecendo um serviço mais ágil e preciso aos seus clientes.
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