Originado na década de 1940, no Sistema Toyota de Produção, o método Kanban é uma ótima maneira de estimular a colaboração e produtividade do time.
Aos desenvolvedores que também realizam a parte de gestão dos projetos, por vezes podem surgir dúvidas quanto à condução deles e de que forma os liderar. Mas não somente eles: líderes de várias áreas e ramos profissionais também podem ficar preocupados com essa questão.
Porém, a boa notícia é que existem métodos eficazes de gestão de projetos para auxiliar você durante esse processo. E o sistema Kanban é um deles, sendo bastante aplicado por conta de sua simplicidade e também por permitir obter resultados de forma ágil.
Continue a leitura e descubra um pouco mais sobre o significado do conceito e a história em torno dele, de que forma aplicar o Kanban e em quais áreas utilizar.
Método Kanban: o que é e como aplicar?
É comum dizer que as pessoas tendem a aprender melhor quando utilizam recursos visuais, e o Kanban segue uma lógica semelhante, uma vez que se trata de um sistema visual para realizar a gestão de fluxos de produção.
Nesse caso, o processo é feito de etapas predefinidas, com a apresentação de todas as tarefas relacionadas para que a operação seja concluída. Os seguintes fatores compõem a estrutura do Kanban:
Criação das colunas
Para que você possa entender melhor, confira a seguir um exemplo de quadro Kanban, separado por colunas:
Como é possível perceber, no exemplo acima existem quatro colunas.
A primeira coluna é onde se coloca todas as tarefas que ainda estão por fazer (To do); a segunda coluna é o que está em progresso (In progress); a terceira coluna conta com as ações em teste (Testing); e, por fim, a última coluna, com o que já está terminado (Done). Adiante, vamos explicar cada uma dessas colunas em detalhes.
Ainda: as colunas podem indicar tanto os setores ou times responsáveis por cada atividade, como também o status delas. O ideal é que o quadro esteja em um local em que todos os membros do time possam visualizar e contribuir.
Inclusão dos cartões
Cada uma das colunas que compõem o quadro tem cartões com o descritivo do que precisa se fazer. Eles podem — e devem — transitar entre as colunas sempre que necessário, indicando em qual etapa de produção ou planejamento aquele cartão está.
Limites de tempo ou de realização das atividades
Para que o processo não se desorganize por fatores como o tempo, também é preciso estipular limites para sua conclusão.
O Kanban é uma metodologia ágil utilizada para organizar o fluxo de trabalho, aumentando a produtividade e evitando o desperdício de tempo e a procrastinação. Mas a pergunta que não quer calar é: como aplicar o Kanban? Saiba a seguir!
Como o Kanban pode funcionar na prática?
O quadro Kanban deve estar em um local em que todas as pessoas que fazem parte da equipe tenham acesso.
Em seguida, o próximo passo é colocar os cartões com as tarefas nas colunas, sempre da esquerda para a direita. Mas, atenção: cada cartão deve ser movido para a próxima coluna apenas quando a tarefa for atualizada.
Por exemplo, é possível estruturar um quadro com quatro colunas, sendo elas:
Backlog
É uma coluna adicional que, na ordem, deve ser a primeira, à esquerda, com todas as tarefas previstas. Aqui dá para incluir as atividades que ainda serão realizadas, mas que não têm uma urgência para serem concluídas.
To do (a fazer)
São as tarefas com limite de tempo e que devem, de fato, começar assim que possível.
In progress ou doing (em desenvolvimento)
Nessa coluna devem estar todos os cartões com ações em curso. Lembrando que para cada um deles há um limite de tempo.
Testing (em teste)
Essa outra coluna diz respeito a fase de testes do que está sendo projetado. Ou mesmo mudar o nome para “Em revisão” ou outro status que indique que aquela tarefa sob avaliação.
Done (concluído)
Fica nessa coluna aquilo que já foi terminado. Apesar de ter sido concluído, é prudente manter o cartão neste status por um certo tempo, especialmente se for uma tarefa relacionada a uma segunda ou terceira ação que ainda esteja em curso.
Viu como é simples a aplicação do método? E, caso ainda não saiba, ele surgiu há muitas décadas. Acompanhe, a seguir, um pouco mais sobre a história do Kanban.
Qual é a origem do Kanban?
Kanban, em japonês, significa cartão. Daí o uso do recurso para o funcionamento do método. Registros dão conta de que a técnica passou a ser usada na década de 1940, atribuindo-se sua criação ao japonês Taiichi Ohno.
O engenheiro de formação, que entrou na Toyota na década de 1930, logo se tornou gerente empregando a metodologia em seu trabalho e de seus liderados.
Os cartões serviam, a princípio, para sinalizar aos demais membros do time sobre a conclusão de uma atividade. Igualmente servia para sinalizar quando era necessária a reposição dos materiais, sendo assim um meio de controle do estoque.
A medida deu tão certo que se tornou rapidamente uma referência de boa prática adotada no Sistema Toyota de Produção.
Contudo, foi apenas em meados dos anos 2000 que a iniciativa converteu-se em método, a partir dos esforços de David J. Anderson, Peter Drucker e Eli Goldratt, especializados em um outro método, o Agile, ou metodologias ágeis.
Uma dúvida muito comum é em quais áreas é possível empregar essa metodologia. E a resposta para ela está no próximo tópico.
Em quais áreas é possivel aplicar o Kanban?
Embora em suas origens o método Kanban tenha sido usado em manufaturas e na indústria automobilística, décadas a frente passou a ser exercido especialmente nas empresas de tecnologia, em várias partes do mundo.
No entanto, não significa dizer que a medida tem seu uso restrito às startups ou qualquer outro tipo de big tech. Organizações públicas e privadas que atuam em diferentes setores de mercado ou fora dele podem se beneficiar da técnica.
E mesmo dentro de uma mesma empresa, o método pode servir para diferentes departamentos, como vendas, marketing, incluindo o de tecnologia.
É justamente pelos benefícios do método Kanban que diversos negócios fazem a sua adoção.
Quer vantagens? Confira 6 benefícios do Kanban
Depois de todas as informações apresentadas anteriormente, provavelmente você pode ter se perguntado: como vou tirar proveito e beneficiar o meu time utilizando o Kanban?
Então, confira seis vantagens para você aproveitar o método em sua rotina diária profissional — e até pessoal.
1. Organiza o fluxo de trabalho
Esta é a principal vantagem do método Kanban. Por dividir e segmentar as tarefas necessárias para concluir determinada operação, a técnica é uma excelente forma de organizar as etapas a serem percorridas em um fluxo de trabalho.
2. Aumenta a produtividade
Como é orientado à limitação de tempo ou mesmo do escopo de cada ação, aplicar o Kanban no dia a dia serve, adicionalmente, para ampliar a produção.
Dessa forma, todos os membros do time devem agir em conjunto e de forma encadeada para que determinada atividade seja realizada com sucesso no tempo previsto.
3. Evita a procrastinação
O fator tempo aqui também é determinante para evitar que membros do time atrasem suas entregas.
Como a proposta é agir coletivamente e de forma rápida, sem necessariamente existir um marcador temporal padronizado que não seja aquele estipulado pelo líder, cada um deve fazer a sua parte para que o todo fique completo dentro do limite traçado.
Um dos ideais do Kanban é iniciar agora aquilo que deve ser feito. Ou seja, sua base está mais na evolução do processo do que em seu caráter disruptivo.
4. Transparece e unifica as informações
A aplicação do método Kanban também contribui para que todas as pessoas envolvidas tenham pleno conhecimento sobre o que está sendo feito e quando terminará.
Além disso, por dispor de um esquema visual que deve ser fixado em um local onde todos tenham acesso, é um modo de unir todo o conteúdo em um só lugar.
Vale usar tanto um quadro na parede da sala principal de reuniões quanto softwares e aplicativos que utilizam a técnica em seu funcionamento.
Por exemplo, o Trello pode ser considerado um exemplo de site que parte da ideia do Kanban para operar.
5. Promove a união do time
O Kanban estimula naturalmente a participação ativa. Desta forma, como cada pessoa precisa agir para alcançar o objetivo maior, a interação é fundamental.
No entanto, caso a liderança peque pela falta de estímulos ou por não engajar seu time, tudo pode ser colocado a perder.
Portanto, o gerenciamento deve ser empático, no sentido de se colocar à disposição para evitar atritos e fazer que todos se motivem a entregar suas tarefas.
6. Estimula a autonomia dos participantes
Outro grande benefício do método é fazer com que cada um se empodere de sua responsabilidade. Com isso, fomenta-se o senso de pertencimento em prol do todo, além de desenvolver o autogerenciamento de todas as partes envolvidas.
Em resumo
O método Kanban é uma excelente forma visual de trabalhar em equipe, estimulando o autogerenciamento das ações por parte de todos os membros.
Dessa forma, aumenta a produtividade e promove a transparência de todos os processos, reduzindo erros, atritos e, consequentemente, custos.
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