Contas a receber e contas a pagar são dois conceitos que fazem parte do cotidiano de gestão financeira de qualquer empresa e dizem respeito aos ativos e passivos.
Ter um controle eficiente das contas a receber é extremamente importante para manter o equilíbrio das contas e favorecer a saúde financeira do seu negócio.
No texto de hoje vamos te passar grandes dicas para o melhor controle do fluxo das contas a receber para você otimizar essa atividade no seu negócio, evitando erros e aumentando o lucro e a produtividade.
O que é o controle de contas a receber?
As contas a receber são aqueles valores que toda empresa tem para receber da sua clientela – os benefícios que a empresa acordou previamente. São todas as receitas que uma empresa têm – seja vendas de produtos e/ou serviços.
Ao realizar tais vendas, a empresa emite notas fiscais com os valores que serão recebidos futuramente em um prazo pré estabelecido com o cliente. A cobrança de contas a receber visa principalmente evitar atrasos no pagamento e inadimplência de forma que haja o mínimo desgaste possível na relação empresa/ clientes.
Como a inadimplência e atraso de pagamentos são comuns, eles precisam ser tratados com cuidado, a fim de evitarem prejuízos financeiros e abalo no relacionamento com os clientes.
É por meio das contas a receber que a empresa gera receita e é por isso que a inadimplência pode ser fator de influência negativa.
O valor advindo da venda de produtos e serviços é o combustível para que o negócio se mantenha funcionando e consiga compensar os valores que tem em débito – que são as contas a pagar – como por exemplo: compra de insumos e pagamento de funcionários.
Quais as contas a receber de uma empresa?
Alguns exemplos de valores que em geral entram na lista das contas a receber são:
- Vendas realizadas a prazo
- Recebimento de fornecedores
- Notas promissórias
- Títulos de crédito para a empresa
- Letras de câmbio
- entre outros
Ou seja, qualquer entrada futura de dinheiro na empresa pode estar na lista de controle de contas a receber.
Mas é comum que muitas instituições confundam os tipos de contas: a receber e a pagar, o que pode gerar problemas. O próximo tópico vai ajudar a esclarecer essa confusão.
Diferença de contas a receber e contas a pagar
Como dito no início as contas a receber são as entradas das vendas de uma empresa. Trata-se de um benefício futuro que vai somar ao caixa da empresa.
Já as contas a pagar são as obrigações financeiras que a empresa assume – abarcando todos os compromissos financeiros a serem liquidados com fornecedores, impostos etc.
Função do processo de contas a receber
Tal processo tem por função a organização e o acompanhamento dos valores devidos à empresa de forma a garantir que eles sejam recebidos com exatidão e no prazo correto, sendo um dos processos-chave da gestão empresarial.
Isso porque ele indica o quanto de dinheiro vai entrar no caixa em um determinado período de tempo, o que torna possível fazer um planejamento assertivo de compras e investimentos.
O controle das contas a receber deve ser feito diariamente de forma a garantir que a previsão de entrada feita no início do mês se efetive.
Claro que é absolutamente normal que exista uma diferença entre o planejado e o efetivado, mas com um bom planejamento é possível adiantar os recebimentos para a manutenção de um fluxo de caixa saudável.
Por que manter o processo de contas a receber sempre organizado?
O motivo principal de manter a organização de contas a receber é preservar a saúde financeira da empresa.
O controle das contas a receber precisa ser um processo diário e organizado – isso pois o monitoramento dos prazos e valores deve ser constante e sempre organizado para que todas as informações das contas a receber sejam registradas com precisão para serem facilmente encontradas.
Procure centralizar os dados das contas a pagar em um único local a fim de que toda a equipe consiga acessá-los com facilidade. Se for possível permita a fácil edição, para garantir as informações disponíveis sempre que necessário.
Todas essas questões auxiliam a manter esse processo organizado a fim de que os valores a receber estejam sempre atualizados para evitar “furos”! Por isso veja abaixo como fazer isso.
Como fazer o controle das contas a receber da sua empresa
Esta é uma tarefa que varia de acordo com o tamanho do negócio, das formas de pagamento utilizadas e do número de clientes ativos.
Algumas empresas menores conseguem manter o controle através de planilhas, enquanto outras já optam por utilizar sistemas ERPs que possuem funcionalidades que integram o setor de vendas ao financeiro – gerando maior assertividade e organização.
Abaixo listamos alguns passos a seguir para realizar o controle de contas a receber da melhor forma possível.
Tenha um processo de cobrança eficiente
Esse processo de cobrança é uma parte desagradável das contas a receber, mas é essencial na garantia do funcionamento da empresa – isso porque a maioria dos clientes deixam de pagar em dia porque a empresa esquece de cobrar.
Ter um sistema que avisa de forma automática os clientes sobre pagamentos a vencer pode ajudar bastante. Caso o pagamento não seja feito na data correta, não demore para cobrar o cliente, pois isso atrasa ainda mais o pagamento, atrapalhando o fluxo de caixa.
Controle a inadimplência
Com este processo organizado em sua empresa torna-se possível obter os índices de inadimplência e criar estratégias nesse sentido.
Recomendamos que haja controle desses números e tendências de acordo com a sua empresa em particular, sempre controlando que o índice de inadimplência não ultrapasse os 5% para não comprometer a saúde financeira.
Com esse controle você também consegue oferecer benefícios para os bons pagadores, como descontos, por exemplo.
Planeje o fluxo de caixa
Com os dados acerca dos valores das contas a receber, datas e da taxa de inadimplência consegue-se calcular precisamente quanto dinheiro deverá entrar a cada mês.
E isso torna-se essencial para definir quanto poderá ser gasto e/ou investido, além de possibilitar à sua empresa negociação de prazos de pagamentos junto aos fornecedores e permite mensurar os recebimentos atrasados dos meses anteriores e juros que sua empresa pode aplicar aos inadimplentes.
Antecipe possíveis crises
Como a pandemia da COVID-19 mostrou claramente, incidentes globais em grande escala podem causar reviravoltas no mercado, por isso ter um bom planejamento financeiro das contas a receber pode ser o fator que salve uma empresa de fechar suas portas.
Caso haja um aumento súbito na taxa de inadimplência as empresas com o contas a receber bem organizado conseguem anteceder a situação e agir com rapidez para diminuir possíveis problemas.
Essa organização também possibilita cobranças e restabelecer o controle do caixa com mais agilidade, já que processos organizados de contas a receber dão para a empresa mais visibilidade acerca de:
- fontes de receita
- chances de inadimplência
- panorama financeiro dos parceiros
Informações essas que, em momentos excepcionais, auxiliam na montagem de um plano de ação que evita consequências mais severas advindas das crises.
Registre as contas a receber e separe-as por tipo e ordem de recebimento
Você deve fazer um registro cuidadoso das contas a receber em seu negócio!
Primeiro monte um plano de contas de recebimentos e após registre as contas a receber oriundas de vendas que ainda não foram pagas ou que estão agendadas para pagamento futuro.
Depois de enumerar todas as contas a receber procure classificar cada tipo de recebimento, detalhando como será recebido o pagamento para planejar o recebimento e saber onde é e como identificá-lo:
- recebimento por cartão de débito ou crédito – o dinheiro cairá automaticamente na conta corrente.
- recebimento por cheque – será necessário ir ao banco realizar o desconto
- recebimento por carnê – o cliente dirige-se até seu estabelecimento para realizar o pagamento
Em seguida, classifique os recebimentos por ordem cronológica, do mais recente ao mais tardio, para prever qual montante de recebimento para cada dia do mês ou outro período específico.
Realize acompanhamento mês a mês
Com os lançamentos das contas a receber devidamente registrados e com as datas de recebimento estabelecidas, o próximo passo é fazer o controle mês a mês.
Essa prática é feita geralmente de forma conjunta com o extrato bancário e os comprovantes de pagamentos dos clientes, para fins de verificação de quais atrasaram o pagamento do mês e verificar as razões da inadimplência.
O acompanhamento mês a mês permite ao seu negócio análises para avaliar se o número de recebimentos está caindo, se os atrasos vem se tornando recorrentes e que condições de pagamento mostram-se mais vantajosas.
Utilize um ERP no processo
Aqui vai um recado de utilidade pública! As planilhas são ferramentas úteis – sem dúvida! Mas utilizá-las para realizar o controle de recebimentos é um dos erros mais comuns no processo de contas a receber.
É um erro porque a inserção manual de dados além de ser um trabalho repetitivo torna os dados menos confiáveis, gerando problemas.
O ideal em qualquer empresa é automatizar essa atualização de dados evitando informações errôneas ou desencontradas – que podem comprometer seriamente a saúde financeira da empresa. Outro ponto importante é realizar o monitoramento do vencimento das contas e para isso ser feito com assertividade a empresa deve contar com uma plataforma capaz de notificar quando algo está para vencer.
Essa notificação também deve permitir fácil acesso aos dados do responsável pelo pagamento para facilitar a cobrança. Essa e outras funcionalidades somente um bom ERP pode oferecer. Por isso abaixo vamos te explicar o porque é optar por um sistema assim.
Porque usar um Sistema ERP nas Contas a Receber?
Um ERP de contas a receber é uma das opções de funcionalidade disponíveis dentro do sistema ERP, que é um software que auxilia no gerenciamento de empresas – sejam pequenas ou médias .
Esse sistema é excelente para várias questões, em especial no controle de compromissos de pagamento que outras pessoas assumiram com a empresa.
Ele possibilita ainda a automatizar compras a prazo, com todas as informações do cliente e até criar um lembrete para o recebimento da prestação. Através do lembrete, o empreendedor realiza a cobrança com antecedência, evitando possíveis perdas e atrasos.
Possuir um sistema assim como suporte das contas a receber gera maior credibilidade no seu empreendimento e inclusive acrescentar juros para pagamentos em atraso.
Além de organizar diretamente o fluxo de contas a receber, um sistema ERP também abarca outras funções muito úteis no cotidiano de uma empresa, como:
- gerenciamento de estoque
- impressão de Nota Fiscal
- gerenciamento de vendas
- frente de caixa
- cadastro de usuários
- contas a pagar
- CRM
- compras
- faturamento
- entre outros
Um bom sistema ERP dispõe de uma ampla gama de funcionalidades, todas que possibilitam ao empreendedor ter acesso ao seu negócio de qualquer lugar onde estiver – apenas acessando o software, que é compatível com qualquer dispositivo!
E aqui a dica mais valiosa… Um sistema assim tem nome! É o Bling, um excelente software de gestão que vai ajudar seu negócio a perder o medo de cobrar os seus clientes e também valorizar aqueles que cumprem no prazo correto as suas obrigações.
Optando pelo Bling com certeza será muito mais fácil controlar os valores que sua empresa tem a receber – sem “furos”, sem sustos e sem informações equivocadas.
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Mas lembre-se que a oferta é válida para novas contas e não pode ser acumulada com outras promoções.
Aproveite essa facilidade e conheça esse sistema ERP e veja a facilidade de organizar as contas a receber da empresa mantendo as finanças equilibradas, garantindo um fluxo de caixa saudável e melhorando a empresa como um todo.
A tecnologia pode ser sim a sua grande aliada nos negócios, facilitando o trabalho, diminuindo a incidência de erros e facilitando a tomada de decisão.
Não perca a chance de automatizar o processo de contas a receber no seu negócio.
