Fundamental para qualquer atividade empresarial a otimização de processos é uma tarefa a ser executada em etapas. A principal função dessas otimizações é deixar as atividades mais fluídas.
Dessa forma, todas as demandas realizadas no ambiente de trabalho são identificadas, e então são observadas as melhores maneiras de torná-las mais eficientes, evitando gargalos e falhas.
Neste post você vai entender melhor qual é o passo a passo básico para conseguir essa otimização, por meio de 4 etapas fundamentais. Assim, você poderá alcançar um fluxo de trabalho mais eficiente na sua empresa. Acompanhe!
1. Mapeie os processos que sua empresa executa
É chegada a hora de trabalhar para otimizar os processos da sua empresa, então na primeira etapa deve-se identificar como seu negócio executa cada uma dessas tarefas. Esse mapeamento deve observar como funcionam as principais atividades, para que as tarefas sejam executadas.
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Esse primeiro passo vai ajudar a conhecer quais são os processos que sua empresa executa, identificando como eles funcionam em relação à progressão desse fluxo. Já, nesse momento, será possível identificar quais dessas atividades são complexas demais, sendo executadas com ideias ou métodos ultrapassados.
Objetivos do processo
Esse mapeamento ajuda a identificar quais são os objetivos dos processos, observando se cada uma das atividades realmente cumpre com o proposto. É importante que esses objetivos sejam claros. Garantindo que dessa forma, todo o fluxo vai funcionar bem, chegando ao resultado pretendido.
Entradas e Saídas do processo
Identificar as entradas e saídas vai permitir controlar o fluxo do processo de forma adequada, entendendo o que vai começar a ser feito, o que é necessário para iniciar, e quais resultados são esperados. Essa etapa define o fluxo para atender às demandas, mantendo um bom trânsito entre as atividades.
Componentes do processo
Para executar a otimização de processos é fundamental identificar quais são esses componentes, ou seja, cada etapa do trabalho e porque elas existem. Esse esforço ajuda a excluir fases desnecessárias ou até mesmo incluir alguma que ajude a evitar gargalos ou reduzir falhas.
Partes fundamentais do processo
As etapas fundamentais devem sempre ser vistas dessa forma, como imprescindíveis para que as atividades sejam executadas. Quanto mais aperfeiçoadas, mais eficiente seus processos serão.
2. Identifique falhas e gargalos no processos
Os piores problemas que os processos da sua empresa podem enfrentar são os fatores que atrapalham o andamento das atividades. Esses podem ser falhas que acontecem em alguma etapa do processo, impedindo que haja progressão na execução da atividade, ou até mesmo gargalos, ou seja, pontos em que as atividades simplesmente não são executadas.
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O trabalho de otimização de processos também visa resolver esses problemas, uma vez que eles podem ser os fatores que atrapalham a execução das atividades, fazendo com que demandas fiquem paradas ou não sejam atendidas ou solucionadas.
Processos de trabalhos tendem a enfrentar dificuldades, já que cada vez mais as atividades se mostram complexas. Entretanto, a era digital traz ferramentas que podem ajudar no desenvolvimento desses trabalhos. Entre elas, a ferramenta gratuita de BPMN (Business Process and Notation), Bizagi Modeler, possibilita criar fluxogramas, mapas mentais e diagramas organizando etapas e relações entre cada um dos processos.
A seguir, veja como resolver com eficiências seus problemas de falhas e gargalos nos processos.
Aponte a raiz do problema
Identificar a raiz do problema é o primeiro passo para trabalhar na otimização de processos. O que tem causado atrasos ou falhas na execução das suas atividades? Uma análise minuciosa deve ser feita, observando o desenrolar das tarefas, entendendo as obrigações dos setores envolvidos e conversando com os colaboradores que atuam nesses processos.
Proponha soluções
Diante das questões identificadas, é hora de trabalhar para propor as soluções mais viáveis e eficientes, de acordo com o que foi observado. O gestor é a pessoa mais adequada para encontrar a saída ideal, mas sempre contando com a ajuda de seus colaboradores.
Essa etapa deve ser feita de forma consciente, avaliando a realidade da empresa, o cotidiano de demandas e as ferramentas disponíveis. Assim será possível trabalhar na otimização de forma precisa.
3. Implemente as melhorias necessárias
É chegada a hora de fazer a otimização de processos da sua empresa funcionar! Nessa etapa, você deve implementar as melhorias necessárias para que consiga maior eficiência no modo como lida com suas demandas.
Após estudar e propor as soluções, é importante que elas sejam discutidas, para que assim haja um acordo, um denominador comum a respeito do que será útil para a empresa. Após isso, a melhor forma implementação deve ser planejada e executada gradativamente de modo que todos possam se adaptar a ela.
A recomendação para fazer isso é reunindo os colaboradores responsáveis pelas diferentes etapas dos processos, comunicando a eles quais serão essas mudanças.
Nesse momento é importante deixar claro como elas devem ser executadas, porque elas vão acontecer e quando começarão a valer. Os colaboradores precisam entender a proposta central dessas melhorias, visando a otimização dos processos.
Após passar por todas essas fases, as melhorias devem começar a ser executadas, de fato. Assim, a sua penúltima etapa da otimização de processos poderá ser atingida com eficiência.
4. Monitore os resultados obtidos com a otimização de processos
A otimização de processos não se encerra após as mudanças serem implementadas. Após a implementação, é hora de entender se elas realmente estão trazendo os resultados esperados, ajudando a empresa a solucionar todas as falhas e gargalos que foram identificados lá no início.
A etapa de monitoramento deve ser feita com todo cuidado e dedicação, acompanhando de perto como os setores envolvidos têm encarado essas mudanças.
É importante sempre se mostrar disponível a ouvir e compreender o que tem melhorado, o que ainda pode melhorar e, talvez, o que não tenha funcionado.
Somente observando a execução dessas mudanças no dia a dia será possível obter uma otimização eficaz, de fato. Utilize todos os recursos que sua empresa tem para fazer esse monitoramento, captando dados e métricas que possam ser analisados, demonstrando que a melhoria dos processos trouxe resultados efetivos para a empresa..
Otimizar é se destacar
Uma vez que a empresa está trabalhando na sua própria otimização, naturalmente ela vai ganhar muito no que diz respeito à produtividade. Quanto mais fáceis e desenroladas acontecem suas atividades, mais a empresa conseguirá solucionar problemas e executar tarefas importantes no dia a dia.
Essa maior produtividade é fundamental para o desenvolvimento do negócio, permitindo que o foco fique sempre no que é realmente importante. Isso contribui para que a empresa se destaque diante dos seus concorrentes, obtendo um crescimento no mercado.
A otimização de processos pode ser a solução para que sua empresa funcione cada vez melhor, obtendo o máximo de resultados e crescendo como negócio.
Quais problemas você já superou buscando ferramentas de otimização? Compartilhe sua experiência nos comentários e ajude outros empreendedores!
