Fazer a gestão de dados das principais áreas do negócio (e do desempenho da empresa como um todo) é essencial para o sucesso de qualquer iniciativa empresarial. Sem dados, não há controle. Sem controle, não é possível crescer.
Mas não basta ter todos os dados necessários para a gestão: é preciso apresentá-los para os tomadores de decisão e para todos os colaboradores de uma forma simples, rápida e que possa ser entendida rapidamente. É aqui que entra em cena o dashboard.
O dashboard é uma ferramenta que ajuda as empresas a terem acesso a informações em tempo real, com gráficos, indicadores e outros dados. Por meio dele, é possível compreender o desempenho do seu negócio e comunicar essa informação com a profundidade necessária para cada grupo de pessoas.
Além disso, um bom dashboard traz insights para entender as razões para o desempenho (seja ele bom ou abaixo das expectativas) e orienta futuros investimentos e iniciativas.
O que é dashboard?
Podemos definir o dashboard como um painel de informações, indicadores e métricas relevantes para o funcionamento de uma empresa, de uma área do negócio ou mesmo de um processo dentro de uma área.
Sua grande vantagem é apresentar os dados de forma visual e prática. Assim, quem acessa essas informações entende rapidamente o que está acontecendo e otimiza seu tempo e esforço para se concentrar no que realmente faz a diferença para o negócio.
Um dashboard usado na produção de uma fábrica, por exemplo, pode informar qual é o número de peças produzidas e se esse número está acima, abaixo ou dentro da meta estabelecida. Quando usado na gestão dos estoques, pode mostrar o nível dos principais insumos e como eles estão se comparados às necessidades dos próximos 7 dias.
Na área financeira, por sua vez, pode mostrar o fluxo de caixa da companhia e comparar com o mesmo período do mês ou do ano passado. Isso permite que o gestor, só com uma olhada, saiba se é preciso tomar alguma atitude ou se está tudo bem com esse aspecto da empresa.
Geralmente, um dashboard é configurado para apresentar dados analisados em tempo real. Dessa forma, eventuais problemas podem ser detectados com mais agilidade e é possível tomar ações corretivas. Isso é especialmente importante em áreas mais “nervosas” do negócio, como vendas, marketing e produção.
Quais são os objetivos de um dashboard?
Um dashboard existe para apresentar uma visão geral dos dados de um processo, área ou negócio, a partir de diferentes fontes de informação. Dessa forma, ele pode atender a alguns objetivos bastante específicos:
- Monitorar em tempo real o desempenho de métricas específicas (KPI) que sejam importantes para o negócio;
- Oferecer insights sobre o processo/ área/ negócio para que os gestores possam propor melhorias;
- Melhorar a comunicação entre os colaboradores, uma vez que eles estarão alinhados aos indicadores importantes para a empresa;
- Aumentar a eficiência do negócio, permitindo que aspectos como estoque ou logística sejam acompanhados de perto
- Aumentar a agilidade da empresa, já que um dashboard pode levar os gestores a agir mais rapidamente para reverter um desempenho fraco
- Garantir o alinhamento entre as ações do dia a dia da operação e os objetivos estratégicos do negócio.
Tipos de dashboards
A essa altura, já deve estar claro para você que o dashboard é uma ferramenta importante para a estratégia, a gestão e a operação de qualquer negócio. Sempre que seja necessário controlar o desempenho de uma área ou de um processo da empresa, o dashboard é um caminho indispensável.
Um bom dashboard agiliza o entendimento das equipes e mostra claramente onde há um problema em que é preciso atuar. O dashboard também traz contexto, pois apresenta os indicadores (KPIs) mais importantes para o negócio e está focado em necessidades específicas.
Existem diversos tipos, cada um com uma aplicação específica. Entre os mais importantes, vale destacar os seguintes:
Operacional
Um dashboard operacional costuma ser usado para monitorar informações de validade curta, como a quantidade de vendas de uma loja ou os índices de desperdício de comida em um restaurante.
Esse é o tipo mais comum nas empresas, uma vez que é aplicado no monitoramento e na análise das atividades de um negócio em uma determinada área ou setor. Normalmente, é operado pelos gestores de nível mais júnior e oferece uma visão de dados disponíveis em tempo real.
O objetivo é permitir que os administradores/ líderes do negócio consigam identificar rapidamente, de forma visual e interativa, os aspectos nos quais devem focar e os problemas que precisam ser resolvidos imediatamente.
Tático
Os dashboards táticos são um nível mais sofisticado de visualização dos dados dos negócios. Utilizados no monitoramento e na análise de processos realizados pela média gerência das empresas, são importantes para guiar os profissionais nos processos de tomada de decisão.
Assim, em vez de informar onde está um problema que precisa ser resolvido agora (como acontece nos dashboards operacionais), o tático é mais detalhado e monitora os processos que dão suporte às ações estratégicas da empresa.
Outra diferença importante entre o operacional e o tático está no nível de visualização das informações. O tático costuma permitir um mergulho mais profundo nos dados do negócio, para que o gestor entenda não somente que um problema existe, mas quais são suas causas.
Dashboard estratégico
O dashboard estratégico é uma ferramenta usada para monitorar a estratégia de longo prazo do negócio. Apresentando uma visão de toda a empresa, é muito mais complexo que os tipos anteriores e costuma ser utilizado pelos gestores de nível executivo.
Para um CEO ou para o Conselho de Administração de uma empresa, ele mostra o quanto as métricas do negócio estão se comportando em relação ao planejamento estratégico e às metas corporativas. Por esse motivo, seu horizonte de tempo costuma ser mais amplo, normalmente analisando as informações do mês, do trimestre, do acumulado do ano ou mesmo dos últimos 12 meses.
O objetivo principal de um dashboard estratégico é diminuir o tempo necessário para que a empresa alcance um KPI, sem perder de vista as demais métricas importantes para a estratégia do negócio.
Além disso, também podemos segmentar os dashboards de acordo com sua finalidade. Dessa forma, é possível ter classificações como:
- Dashboards de marketing;
- Dashboards de vendas;
- Dashboards de estoque;
- Dashboards de produção;
- Dashboards logísticos;
- Dashboards de RH;
- Dashboards de serviços.
Entretanto, mais importante do que fazer uma classificação dos inúmeros tipos de dashboards que podemos ter em uma empresa, é ter em mente como usar bem essa ferramenta para trazer mais eficiência e agilidade. É sobre isso que vamos falar agora.
Como um dashboard pode ser útil para o seu negócio?
Não importa se você é um microempreendedor individual, um autônomo, um pequeno empresário, um gestor de uma média empresa ou um CEO de uma grande corporação, informação nunca é demais. E existem diversas formas de usar um dashboard a seu favor.
Vamos supor que você seja um empreendedor que realiza vendas online e quer aumentar a eficiência do seu negócio. Em vez de analisar tabelas com pedidos para tentar entender quais estão pendentes de pagamento, quais devem ser embalados e quais já foram despachados para os clientes, um dashboard pode apresentar as informações mais relevantes rapidamente.
Assim, será mostrado que 100 pedidos estão na esteira, sendo que 30 ainda estão pendentes de pagamento, 50 têm que ser embalados e 20 foram enviados.
Essa informação já traz uma orientação: você precisa focar em 50% dos pedidos que precisam ser processados. Saber que existem 50 pedidos pendentes pode te informar que é preciso tomar uma ação agora para evitar atrasos.
Já um produtor de conteúdo online pode ter acesso ao número de visualizações, tempo de permanência dos usuários, taxa de cliques (CTR) e outras métricas em cada anúncio publicado nas redes sociais ou no YouTube. O dashboard indica o tipo de anúncio que atrai mais pessoas e gera melhores resultados.
Esses dois exemplos revelam uma das grandes utilidades da ferramenta: a capacidade de traçar caminhos para correção de rota. Um dashboard operacional mostra onde atuar para resolver um problema que surgiu. Já um tático ou estratégico permite mergulhar nesses dados para identificar as causas desse problema.
É por isso que, especialmente em empresas maiores, os dashboards ficam mais sofisticados e passam a ser segmentados por área, para atender necessidades específicas.
Um dashboard de RH, por exemplo, pode monitorar a rotatividade dos funcionários ou o acesso das equipes a cursos e treinamentos. Já um dashboard de vendas pode mostrar o desempenho da loja e permitir análises comparativas que direcionem ações eficazes para alcançar as metas estipuladas.
O limite é a sua necessidade de utilizar dados na sua gestão.
Como criar um dashboard?
Criar um dashboard é mais simples do que pode parecer. Existem várias soluções que integram os dados do seu negócio (e vamos falar sobre isso daqui a pouco), mas é importante entender os conceitos e saber fazer por conta própria. Afinal de contas, no início você pode precisar de visualizações simples e pode não fazer sentido contratar um sistema só para isso.
O lado bom é que, mesmo que você construa seu dashboard manualmente, conseguirá ter ganhos de eficiência, produtividade e insights sobre o negócio, o que é sempre muito importante.
Para construir seu dashboard, leve em conta os seguintes pontos:
Trace o objetivo e selecione métricas
Seja para criar seu próprio dashboard ou para utilizar uma ferramenta de mercado, o primeiro passo é ter um objetivo definido. Faça perguntas como:
- Para que vou usar o dashboard?
- Quais métricas precisam ser mostradas?
- Quais dados não podem faltar?
- O que deve ganhar destaque no dashboard?
- Quais informações podem ser descartadas, pois são secundárias ou consequência de outras informações?
Ao responder essas perguntas, você irá definir os níveis de prioridade dos dados. Selecionar as métricas a serem usadas é essencial, porque ter um dashboard mais “limpo”, somente com as informações fundamentais, ajuda a destacar somente o que é importante e cria um visual mais agradável.
Escolha o tipo de dashboard mais adequado
Uma vez que você tenha definido quais são os dados essenciais, é hora de escolher o tipo de dashboard a ser utilizado. As principais ferramentas de mercado sugerem diversos tipos de visualização de dados, e é importante entender qual a melhor aplicação de cada uma para saber o que funciona para a sua necessidade.
Não subestime o poder das imagens para transmitir informações. Como diferentes públicos têm necessidades diferentes, sempre analise o que precisa ser mostrado, para focar somente nas informações essenciais no formato mais adequado.
Alguns dos tipos de gráficos de dashboard são os seguintes:
- Tabelas: funcionam nos casos em que é preciso saber exatamente quais são os números. Não é um formato que funciona para encontrar tendências e também traz uma visualização ruim caso haja uma grande quantidade de informações.
- Barras: são gráficos verticais ou horizontais, com comprimento proporcional ao número que representam. Funcionam bem para apresentar comparações entre diferentes categorias e ocupam pouco espaço.
Linhas: são muito úteis para visualizar a evolução de determinados dados ao longo do tempo. Por isso, são ideais para identificar tendências, como o desempenho das vendas. É possível incluir uma linha de tendência ou um valor de referência, o que ajuda a identificar, por exemplo, se as vendas ultrapassaram a meta em cada mês.
- Pizzas: são úteis na hora de comparar partes de um todo. Bons exemplos são a participação de cada categoria nas vendas de um determinado mês, ou quanto do tráfego do seu site veio de cada fonte (acesso direto, referrals, Ads, redes sociais, etc).
- Bolhas: gráficos de bolha permitem apresentar 3 dimensões de dados (como quantidade de estoque, volume de vendas e dias de estoque). São uma forma mais sofisticada de apresentação, que não costuma ser necessária em dashboards operacionais.
- Medidores: como se fosse um velocímetro de um carro, esse tipo de gráfico é útil quando há um valor mínimo, um máximo e é preciso mostrar onde o dado se encontra dentro dessa faixa. É ótimo para mostrar se as vendas estão acima, abaixo ou na meta.
- Mapas de calor: úteis para mostrar informações geográficas, como as áreas de uma loja que mais geram vendas ou para onde vão os pedidos de um e-commerce. Os dados são mostrados em uma escala de cor.
Escolha a ferramenta para construir o dashboard
Uma vez que você tenha estudado que tipo de informação quer apresentar e como quer fazer, é hora de colocar a mão na massa. O primeiro passo é definir que ferramenta usar para construir o dashboard.
Existem várias possibilidades, dependendo da complexidade das suas informações – e daqui a pouco vamos apresentar 5 que consideramos como as mais importantes.
Defina um layout e a identidade visual
Um detalhe que pode parecer menos importante, mas faz toda a diferença, é definir o layout e a identidade visual do seu dashboard. Ter uma apresentação de dados que seja agradável e com um layout funcional simplifica as análises e comunica bem as informações em toda a empresa.
A maioria das ferramentas conta com layouts pré-definidos, a partir dos principais formatos de gráficos e organizações de dados. Se essas opções não te agradarem, sempre existe a opção de contratar um profissional para criar um dashboard personalizado.
Ferramentas para criar o seu dashboard
Existem algumas ferramentas disponíveis no mercado para criar o dashboard ideal para a sua empresa. Entre os mais usados estão:
Excel
O Microsoft Excel é muito mais poderoso do que a maioria das pessoas imagina. Além de criar todo tipo de planilha e realizar cálculos avançados, esse software é bastante usado para a criação de dashboards.
O ponto forte do Excel é a familiaridade que muitas pessoas já têm com ele no dia a dia. Por outro lado, é mais difícil fazer atualizações em tempo real dos dados do que com outras ferramentas. Por isso é importante saber exatamente o que é inegociável no seu dashboard e o que é uma característica desejável.
Google Data Studio
Anteriormente chamado de Google Data Studio, o Google Looker Studio tem a grande vantagem de ser uma ferramenta gratuita. Isso permite que as pessoas possam testar diferentes formatos e aprender, na prática, o que é fundamental para pequenos empreendedores.
O Google Looker Studio conta com recursos que conectam diversas fontes de dados, o que aumenta sua versatilidade. Entre as opções de visualização disponíveis na ferramenta estão gráficos, planilhas, medidores, mapas de calor e diagramas.
Cyfe
A Cyfe é uma das ferramentas mais utilizadas no mercado, principalmente pelo fato de ter integração com diversas ferramentas de vendas online e por contar com uma versão gratuita, mas com opções limitadas (que podem ser suficientes para pequenos negócios).
Essa é uma boa opção para quem trabalha com vendas. A versão premium da ferramenta permite ao usuário criar dashboards bem elaborados com atualização em tempo real, integração com outras ferramentas e tutoriais de como aprimorar a sua experiência na criação de painéis.
Power BI
O Microsoft Power BI é focada na análise de dados e criação de dashboards. Por ser da Microsoft, possui integração nativa com outros produtos da empresa, como o Excel e o Azure. Isso faz do Power BI uma escolha popular, especialmente em empresas que já utilizam soluções Microsoft.
A ferramenta oferece uma série de recursos de visualização, relatórios e análise de dados. Os dashboards construídos são interativos e podem ser compartilhados com outros usuários dentro da organização, tornando mais simples a colaboração e a tomada de decisões com base em dados atualizados.
Tableau
O Tableau é uma das ferramentas de visualização de dados mais poderosas e populares disponíveis hoje em dia. Sua principal característica é a facilidade na criação de visualizações interativas a partir de dados complexos.
A plataforma permite utilizar uma vasta gama de fontes e oferece flexibilidade na manipulação de dados. Além disso, seus dashboards são personalizáveis, permitindo que os usuários ajustem as visualizações para atender exatamente às suas necessidades.
Principais erros na hora de fazer um dashboard
Até agora, mostramos como acertar na criação do seu dashboard. Mas, tão importante quanto saber para onde ir, é saber os erros a evitar na hora de desenvolver a visualização dos seus dados.
Portanto, não caia nestes erros comuns:
Falta de objetivos claros
Se você não sabe o que quer medir, é muito mais difícil ter um dashboard que indique os pontos de melhoria do negócio ou informe se você está indo bem. Por isso, tenha sempre objetivos claros.
O dashboard precisa responder perguntas objetivas de maneira simples e lógica (como “quanto falta para batermos a meta do mês?” ou “quais são os nossos canais de marketing que mais geram leads?”)
Utilizar KPI’s irrelevantes para medir os objetivos
Mesmo que você tenha objetivos claros, não obterá bons resultados se não usar os indicadores mais adequados para medi-los. Portanto, esteja atento para usar as fontes de dados corretas.
Uso inadequado de visualizações
Não é somente o que se mostra – como se mostra pode ser até mais importante. Respeite o uso ideal de cada tipo de gráfico (nada de usar pizzas para medir as vendas absolutas de categorias diferentes, por exemplo) e garanta que a mensagem a ser transmitida seja comunicada de forma fácil e sem erros para todos os envolvidos.
Um exemplo: usar gráficos em 3D pode ser até bonito (gosto não se discute), mas pergunte-se se um gráfico 2D não passará a mesma informação de forma mais simples. Menos é mais.
Exibir dados quantitativos de forma imprecisa
Na empolgação de mostrar que existe uma riqueza de dados alimentando o dashboard, pode-se cometer o risco de pecar pelo excesso. Colocar os dados absolutos em vez das porcentagens vai ajudar ou atrapalhar o usuário? Pense nisso em cada dado mostrado.
Não considerar o usuário final
Às vezes, quem cria o dashboard não leva em conta qual é o contexto, a capacidade de entendimento ou as necessidades dos usuários daquela informação.
Se o material será impresso para ser apresentado em um mural na fábrica, sua organização precisa ser muito mais simples e rápida do que seria em uma exibição no computador para um cientista de dados.
Outro exemplo é utilizar expressões que não são bem compreendidas pelo público. Um dashboard para a diretoria pode usar termos como ROE, Ebitda ou forecast, mas será que para eles fará sentido falar em CPC, bounce rate ou first contentful paint?
Lembre-se sempre de ajustar o discurso e o tipo de visualização ao que faz sentido para o usuário final.
Sobrecarregar com informações
O dashboard é um instrumento para comunicar rapidamente as informações essenciais. Não é um relatório – embora muita gente esqueça disso.
Sobrecarregar com informações faz com que os dados mais importantes percam relevância e torna mais difícil encontrar rapidamente a informação essencial para a tomada de decisão.
Uso indevido ou excessivo de cores
Esse é um outro problema recorrente. É preciso pensar em como os dados serão exibidos e se será possível entender rapidamente o que está ali. Um gráfico em 7 tons de cinza causará confusão, assim como um gráfico de linhas em que todas seguem uma curva parecida.
O dashboard precisa ser simples – e isso também significa ser econômico no uso de cores ou tonalidades.
Muitas vezes, esse problema nasce no excesso de informações a serem apresentadas. Por isso é importante saber quais são os indicadores (KPIs) essenciais. Será que é necessário mostrar esses 10 números? Ou apenas 3 já dão conta do recado?
Como utilizar as informações do dashboard para estratégias de marketing?
Além de todo o acesso à informação trazido pelo seu uso correto, é importante pensar em como esse recurso pode gerar insights para ações que revertam resultados abaixo das expectativas.
Isso faz com que o dashboard seja particularmente útil nas atividades de marketing das empresas.
Uma vez que seu dashboard tenha sido criado corretamente, a partir de uma estratégia clara, usando os KPIs essenciais, pensado no usuário final e entregando informações acionáveis, essa ferramenta passa a ser um aliado da área de marketing.
Pense, por exemplo, em campanhas por e-mail. Essa é uma das formas mais interessantes de atingir novos clientes e, por isso, o dashboard de ferramentas como o e-mail marketing da Locaweb permite acompanhar os resultados em tempo real.
Isso faz com que o negócio consiga gerar mais oportunidades e esteja sempre alinhado aos desejos e necessidades do seu consumidor.
