O workflow contribui para melhorar a produtividade das empresas ao minimizar eventuais problemas de trabalho em equipe
Um negócio geralmente tem vários processos que requerem a colaboração de diversos profissionais para alcançar os resultados desejados. Por isso, ferramentas como o workflow são importantes para garantir que todos os recursos operacionais estejam em sintonia, independentemente do tamanho da empresa.
O conceito surgiu no ambiente industrial com Frederick Taylor, um engenheiro mecânico que se tornou conhecido por teorias de gerenciamento de forma racional e científica para evitar desperdício e padronizar as melhores práticas. No entanto, o workflow extrapolou o mundo das fábricas e se tornou uma disciplina da administração de qualquer negócio.
Hoje, o workflow é utilizado por gestores para analisar, automatizar e melhorar a eficiência de atividades complexas. As aplicações envolvem o gerenciamento de profissionais, sistemas e máquinas e vão desde técnicas de estatística e teoria dos jogos até inteligência artificial (IA). Veja como usar em seu negócio.
O que é um workflow?
O workflow é um padrão repetível de sequência de tarefas físicas e mentais executadas por vários colaboradores e recursos dentro e entre os ambientes de trabalho para concluir uma tarefa específica. Isso pode ocorrer em vários níveis, como um profissional, entre equipes ou organizações, e acontecer de forma sequencial ou simultânea.
A ferramenta pode incluir também documentos ou informações necessárias para a execução adequada de uma ação em uma sequência determinada por ações ou regras de negócios predefinidas.
Muitas organizações usam soluções de workflow para automatizar tarefas em conjunto com princípios de gerenciamento. Essas ferramentas contribuem para que as partes interessadas em um processo possam identificar as tarefas repetitivas, os gargalos e as oportunidades de melhoria nas atividades empresariais.
Qual é a diferença entre processo e workflow?
O workflow e o processo utilizam termos como “ação”, “tarefa” e “procedimento”, o que pode levar a uma confusão dos conceitos. No entanto, os dois representam soluções diferentes que ajudam na gestão de um negócio.
Enquanto o processo se refere a todos os elementos gerais necessários para atingir um objetivo organizacional maior, o workflow é mais complexo e apresenta detalhes, como tarefas e etapas, para alcançar os resultados.
Os processos são uma abordagem de cima para baixo e em grande escala para avaliar e interpretar os resultados do workflow. Embora os padrões possam ser definidos e aplicados no nível dos processos, as modificações necessárias para atender aos requisitos externos devem ser feitas por meio de ações, tarefas e procedimentos que compõem o workflow.
Quais são os tipos de workflow?
Os modelos de workflow apresentam elementos em comum, como partes interessadas, tarefas, condições e resultados. Contudo, a forma de apresentação de cada fluxo de trabalho depende da natureza de cada atividade. Em geral, a ferramenta é dividida em três categorias.
- Sequencial: as etapas desse tipo de workflow acontecem em forma de sequência simples, com a próxima tarefa sendo realizada ao fim da anterior, sem voltar para a atividade passada. A categoria pode ser realizada em um roteiro de vendas ou na recepção de novos funcionários.
- Baseado em eventos: conhecido em inglês como State Machine Workflow, é semelhante ao fluxo sequencial, entretanto uma etapa pode retornar a uma atividade anterior. Geralmente é usado quando envolve elementos criativos ou produtos e serviços que precisam de revisão.
- Orientado por regras: para que o fluxo de trabalho avance, cada etapa deve atender a certas normas. A depender disso, podem tomar um caminho ou outro, tornando esse modelo mais complexo e ideal para projetos com diferentes níveis de especificações.
Os modelos de workflow podem ser definidos também com a finalidade de cada atividade. Confira outros exemplos.
- AD HOC: usado para processos manuais que são realizados de forma simples. Os produtos podem ser modificados ou movidos de acordo com a necessidade da organização.
- Administrativo: destinado a coordenar tarefas burocráticas, esse modelo de workflow permite melhor organização das informações. A solução é muito utilizada em softwares de gestão de relacionamento com o cliente (CRM).
- Produtivo: esse workflow é usado em sistemas mais complexos que exigem tarefas repetitivas de humanos, máquinas e sistemas, com maior nível de qualificação e acesso a diferentes sistemas de informação.
- Colaborativo: o workflow ajuda a coordenar esforços interdependentes de profissionais de diversos setores das empresas para alcançar um resultado comum.
- Transacional: essa categoria é focada em processos de trabalho que são realizados de forma simultânea, mas em departamentos diferentes, e garantem maior confiabilidade na entrega de tarefas.
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Como fazer o workflow?
O sucesso do workflow depende de uma estruturação correta dos fluxos de trabalho, recursos, funções e metas a serem alcançadas. Por isso, é essencial estabelecer e priorizar quais são as metas, os profissionais envolvidos e as tecnologias a serem utilizadas para atingir os resultados de forma eficiente.
O primeiro passo para definir o workflow deve ser analisar como estão os processos internos da empresa. A partir daí, é possível identificar quais são os gargalos e os eventuais problemas para evitá-los e tornar o processo mais ágil. Então, deve-se estabelecer a relação entre tarefas e fluxos para atingir o objetivo principal.
Por fim, o gestor deve automatizar todo o workflow para garantir a agilidade. Para tanto, pode contar com soluções especializadas em organizar os fluxos e coordenar todos os recursos necessários para a garantir a produtividade do negócio.
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