Manter a produtividade no trabalho no máximo é constantemente um desafio para qualquer profissional. Para empreendedores, então, sempre há muita coisa acontecendo no dia a dia, seja o desenvolvimento de uma nova estratégia ou longas reuniões com parceiros e fornecedores.
Porém, estar ocupado definitivamente não é o mesmo que ser produtivo. Pergunte a qualquer empresário e eles lhe dirão que as atividades que os mantêm mais ocupados são as menos produtivas.
Dessa forma, a marca de um empreendedor de sucesso é poder organizar suas tarefas com eficiência. Isso significa manter as distrações à distância e dedicar tempo apenas ao que é mais importante.
A boa notícia é que com as ferramentas de produtividade certas, você pode gerenciar e se organizar sem se sentir estressado e perdido sob uma grande pilha de trabalho.
Neste post vamos abordar 7 tipos diferentes de ferramentas de produtividade no trabalho e como cada uma delas pode ajudá-lo a trabalhar melhor. Confira!
1. Software para gerenciamento de projetos
Essencialmente, os softwares de gerenciamento de projetos são empregados para planejamento de projetos, gerenciamento de tempo, alocação de recursos e gerenciamento de mudanças. Sem dúvida, estão entre as ferramentas mais úteis que podem ajudar empreendedores a se tornarem mais competitivos.
Em suma, esse tipo de aplicativo é um canal para melhorar a organização e, em última análise, um direcionador de resultados, devido à grande quantidade de benefícios que oferece ao usuário.
Ferramentas de análise de produtividade e controle de tempo garantem que as pessoas permaneçam na tarefa e responsáveis pelo seu trabalho — sem que um gerente olhe por cima do ombro para garantir que cada detalhe seja elaborado exatamente do jeito que gostaria.
A regra aqui é encontrar uma ferramenta que não seja mais complexa do que você precisa. Escolha a solução mais ágil possível, dedique um tempo a entendê-la e você verá benefícios consideráveis.
2. VoIP
O serviço de VoIP (Voice Over Internet Protocol) oferece aos empreendedores muitos benefícios, incluindo a redução dos custos de telefonia e a oportunidade de ser mais produtivo.
Não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio — ser capaz de se comunicar de maneira confiável com seus clientes, fornecedores e colegas não é negociável. Embora os telefones fixos por fio tenham reinado por muito tempo nos negócios, os sistemas de telefonia VoIP estão se tornando cada vez mais populares.
Por serem hospedados em nuvem, oferecem flexibilidade à sua força de trabalho e são surpreendentemente econômicos.
Os sistemas VoIP ainda trazem vantagens, como:
- profissionalização do atendimento por meio de menus de atendimento — aqueles com dígitos para redirecionar para setores específicos;
- dispensabilidade de aparelhos de telefone, já que softphones — aplicativos específicos para VoIP — podem ser instalados no computador ou celular do usuário;
- mobilidade, já que não requer instalação de linha física no escritório do usuário;
- possibilidade de compra de números de várias regiões do país, para melhor atender clientes que estão em outras cidades ou estados;
- ferramentas de gerenciamento para acompanhar, em tempo real, as ligações feitas e o custo de cada uma, além de administrar como os funcionários estão ligando.
Seu empreendimento já conta com essa ferramenta? Descubra outras vantagens e saiba como contratar um sistema VoIP agora!
3. Software de gerenciamento de tarefas
Não apenas o software de gerenciamento de tarefas auxiliará você a trabalhar com mais eficiência e priorizar projetos, mas pode até mesmo ajudá-lo a alcançar um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal.
Com acesso a recursos que possibilitam atribuir tarefas a você e aos seus parceiros de trabalho é fácil informar a todos exatamente o que precisa ser feito e quando. Além disso, com a possibilidade de adicionar arquivos à tarefas, sua equipe nunca terá que procurar por documentos ou informações corretas antes de iniciar o trabalho.
Para aqueles que têm equipes que viajam com frequência ou trabalham remotamente, ter acesso a um aplicativo de gerenciamento de tarefas permitirá que todos permaneçam em dia com suas tarefas enquanto viajam para trabalhar remotamente, o que otimiza a produtividade durante o expediente.
Alguns gerenciadores de tarefas contam, ainda, com recursos para gestão do tempo, que podem ajudá-lo a pensar de maneira diferente. Se você é uma pessoa orientada para a tarefa, que fica presa nos detalhes dos projetos, isso pode lhe auxiliar a manter o objetivo final em mente enquanto trabalha.
Já se costuma perder o controle de detalhes ou inicia projetos com entusiasmo, mas não consegue terminá-los, o recurso de gestão do tempo pode mantê-lo no caminho certo e ajudá-lo a administrar melhor os prazos para tarefas mais críticas.
4. Gerenciador de e-mail
Para o usuário individual, o gerenciamento de e-mail geralmente se refere ao processo de mover mensagens da caixa de entrada para a pasta de arquivamento apropriada. Se um erro é cometido nesse arquivamento, geralmente não representa um grande problema. No entanto, para entidades empresariais o gerenciamento eficiente de e-mails pode ter um impacto significativo nos resultados.
Além disso, quando não gerenciado adequadamente, pode-se passar um bom número de horas verificando e-mails e interrompendo a produtividade.
A maioria dos gerenciadores de e-mail é equipada com pastas e filtros de spam para ajudar a manter os dados da organização e os e-mails seguros. Quando você dedica um tempo para treinar e implementar esse novo software, pode ajudar a produtividade geral de trabalho de sua organização.
5. Calendário online
Os calendários são ferramentas incrivelmente importantes para qualquer pequeno empresário. Um calendário bem organizado é crucial para você saber onde precisa estar e o que precisa fazer.
A menos que você esteja em um negócio incrivelmente rápido, as chances são de que você precise agendar algumas chamadas importantes com dias ou mesmo semanas de antecedência. Você precisa ter uma maneira de garantir que permaneça livre nos momentos cruciais — e, para isso, não adianta contar com sua memória.
Os calendários online auxiliam no agendamento e na organização dos seus compromissos importantes, eventos e reuniões facilmente. Eles mantêm sua rotina organizada e garantem que você não esqueça a reunião remota na próxima semana por meio de notificações internas, por exemplo.
6. Aplicativo para anotações
Fazer anotações é especialmente importante para empreendedores, já que ajuda a coletar e salvar informações cruciais que podem ser necessárias no futuro. Com anotações, você pode registrar as necessidades dos seus clientes, salvar informações de login em plataformas úteis, recortes da web e afins.
É possível trabalhar com um bloco de notas e uma caneta, mas se você quiser criar, salvar e sincronizar notas virtuais, poderá usar aplicativos de anotações. A vantagem é que você pode compartilhar essas anotações e colaborar facilmente com colegas de equipe, além de não precisar se preocupar em perder algo importante na lixeira.
7. CRM
Os sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) são projetados para otimizar seus processos de negócios envolvendo seus clientes e clientes em potencial.
É verdade que os humanos nunca serão substituídos por computadores quando se trata de comunicação e socialização, mas o CRM não substitui os funcionários humanos em termos de gerenciamento de clientes. Na verdade, os principais benefícios do CRM para pequenas empresas incluem ajudar a melhorar as relações com os clientes e o desempenho dos funcionários.
Entre as funções do CRM que podem impactar a produtividade, estão:
- organização de contatos;
- agendamento eficiente de reuniões;
- análise de dados dos clientes;
- estratégia de marketing aprimorada;
- automação de funções operacionais.
Em resumo, todas essas ferramentas podem otimizar a produtividade no trabalho — e, se combinadas de acordo com a estratégia do seu negócio, podem inclusive representar vantagens competitivas.
Agora que você já sabe quais são as melhores ferramentas para um dia a dia ainda mais eficiente, chegou a hora de descobrir qual o seu estilo de produtividade. Clique aqui, faça o teste e comente o resultado!
Qual é o seu estilo de produtividade?
Existem 4 tipos de pessoas quando se trata de produtividade. Qual delas é você?
Você é Priorizador!
Você é aquela pessoa lógica que é crítica e realista. Está sempre focado em completar suas tarefas, independente do tempo que for preciso para finalizá-las, sempre de forma clara.
Trabalhando em equipe você sempre puxa as rédeas do grupo e por ser muito rígido, até com sigo mesmo, pode ser reconhecido pela sua competitividade. Não gosta de barulho no ambiente de trabalho para não atrapalhar sua rotina pesada.
Você é Planejador!
Você é aquela pessoa que só funciona com um pensamento organizado e detalhado. Para finalizar suas tarefas de forma rápida e precisa, você usa calendários ou ferramentas de planejamentos de projetos para deixar tudo alinhado.
Para você, reuniões tem que ter a agenda apresentada previamente se não você nem a assiste. É conhecido por fazer os maiores emails do escritório, sempre detalhados com tudo e mais ainda do que precisa.
Você é Arranjador!
Você sempre prioriza o lado expressivo e emocional. É um comunicador natural e se adequa em todos os ambientes, porém, odeia quando as pessoas se prendem só a dados e não vêem o toque pessoal.
Prefere sempre estar em contato pessoal com as pessoas, para tratar assuntos do projeto sempre vai na mesa do colega e conversa com ele. Você também sempre está disponível para ajudar os outros a terminarem as tarefas da equipe.
Você é Visualizador!
Você está sempre cheio de ideias e quer colocar todas dentro de todos vários projetos que participa. Não se importa em trabalhar sob pressão, aliás, acha o resultado melhor assim.
É espontâneo até demais e suas decisões impulsivas podem levar tanto a boas soluções, quanto atrapalhar os planos do projeto. São tantas ideias que o corpo do e-mail fica pequeno para escrever, você sempre se passa em conceitos e ideias para os outros entenderem seu raciocínio.
Quando você tem uma tarefa para finalizar, você:
Em trabalhos de equipe, você:
O seu ambiente de trabalho perfeito é:
Como você envia seus e-mails:
