Você já ouviu o termo “sistemas de ERP” ? Se você é empreendedor, acredito que já tenha tido contato com a expressão ao menos uma vez, mas não sabia o que era.
Um ERP é um software que oferece diversos benefícios para as empresas – culminando com um aumento expressivo da eficiência e havendo até mesmo redução de custos, pois um sistema assim auxilia em vários aspectos no cotidiano de trabalho.
Usar um ERP no seu negócio pode ser a diferença entre sucesso e fracasso, entre estresse e tranquilidade, entre lucro e prejuízo. Você deve estar se perguntando: será que é tudo isso mesmo? É isso e muito mais! Vamos mostrar no post de hoje todas as vantagens que um ERP oferece e qual a importância de contar com um sistema assim em seu negócio.
ERP: O que é e porque tê-lo como aliado da sua empresa
Administrar uma empresa pode ser um desafio e tanto! Quem é empreendedor sabe disso e concorda, pois mesmo gestores com mais experiência podem deparar-se com desafios, devido ao grande fluxo de informações e responsabilidades que o cotidiano de um negócio apresenta.
Com essa entrada constante de informações de todos os departamentos do negócio chegando a todo momento torna-se ainda mais desafiador ter acesso à ela com agilidade sem utilizar um sistema ERP.
A sigla ERP vem do inglês – Enterprise Resource Planning – que traduzindo significa Planejamento de Recursos da Empresa.
Ou seja, como o próprio nome já diz, ele realiza a gestão dos recursos de um negócio, oferecendo maior dinamismo na organização, pois integra todas as operações com funcionalidades online.
Um ERP pode ser usado pelas mais diversas empresas de vários segmentos, pois ele interliga os sistemas do negócio, agilizando o fluxo de trabalho e promovendo o compartilhamento de informações com rapidez e acessibilidade.
Isso colabora no crescimento pois os setores precisam comunicar-se a fim de reduzir falhas e prevenir possíveis problemas que possam surgir.
Com o ERP todos os setores da empresa passam a usar a mesma ferramenta e as informações pertinentes à organização são armazenadas em um banco de dados único, que permite a todos os funcionários inserir e acessar as informações, permitindo maior sincronia.
Vejamos abaixo como funciona um ERP, quais funcionalidades são imprescindíveis e muito mais sobre esse tipo de sistema.
Funcionalidades importantes num ERP
Selecionamos algumas funcionalidades que um bom sistema ERP deve ter para potencializar o crescimento do seu negócio e agilizar as demandas cotidianas.
Emissão de notas fiscais
Uma das rotinas mais comuns para quem trabalha com vendas é a emissão de notas fiscais. A inclusão e emissão de notas fiscais fica mais prática ao utilizar um sistema ERP, pois todas as informações acerca dos impostos e dos cadastros de produtos já estão ali no sistema, economizando tempo.
Com alguns cliques apenas você consegue gerar as notas fiscais e realizar a emissão na Secretaria da Fazenda, sem precisar digitar os dados manualmente, otimizando sua rotina e evitando erros no processo.
Gestão de vendas
A organização dos pedidos é uma das maiores dificuldades para lojistas que anunciam em vários canais de venda – então ao integrar o ERP aos diferentes canais de venda, seus pedidos vão todos para o mesmo lugar – sem precisar acessar diferentes plataformas para verificação de pedidos recebidos.
Como tudo fica centralizado no ERP, sua empresa consegue fazer o envio dos pedidos dos clientes mais rapidamente e evitando erros desde o recebimento até a separação e envio dos produtos aos clientes, padronizando etapas e permitindo melhor controle e acompanhamento.
Controle de estoque
Uma das principais vantagens de ter um sistema ERP no seu negócio é a integração do seu estoque – em qualquer plataforma de vendas.
Usando um único sistema você gerencia todas as tarefas da gestão de estoque:
- Registros de compra das mercadorias;
- Controle da quantidade de produtos disponíveis;
- Cadastro de produtos e fornecedores;
- Gerenciamento dos pedidos de compra;
- Registro de entrada e saída de mercadorias;
- E muito mais!
Sua empresa realiza todas essas tarefas integrando a loja física e virtual oferecendo um controle assertivo do seu estoque e atualizado em tempo real. Isso evita uma série de dores de cabeça:
- armazenamento excessivo de produtos;
- gerenciamento incorreto do estoque;
- problemas na hora das vendas;
- anúncio de produtos sem a quantidade suficiente;
- estoque desatualizado
Integração à outros sistemas
A integração faz com que alguns processos sejam mais simplificados e ágeis, pois ao integrar o ERP com outros sistemas, como plataformas de e-commerce e marketplaces os anúncios de produtos são enviados para os diferentes canais ao mesmo tempo e os pedidos realizados ficam lá no sistema ERP.
Além disso, existem outras opções de integração que facilitam o dia a dia da empresa:
- logística e correios – dá a você possibilidade de analisar as melhores opções de frete para envio dos pedidos
- gateways de pagamento ou intermediários – facilita a verificação de pedidos com pagamento aprovado ou pendente
- frente de caixa – gerencia seu ponto de venda com agilidade, oferece automatizações na leitura de códigos de barra, link de pagamento etc
Ao contar com um ERP a integração de soluções vira realidade, fazendo com que as rotinas do e-commerce sejam agilizadas, ganhando facilidade e garantindo eficiência nos processos e ainda evitando erros.
Gestão de finanças
O controle das contas a pagar e receber é essencial para estar a par da situação real da empresa. E aqui um sistema ERP é essencial pois proporciona a centralização das receitas e despesas fazendo com que os gestores:
- tenham uma visão assertiva do negócio
- estabeleçam critérios sobre investimentos
- criação e lançamento de novos produtos
- criem um cronograma de compras
- realizem promoções
- estejam a par dos valores de venda parcelada
- saibam quanto há para receber futuramente
- controlem contas a pagar
- entre outras possibilidades!
Todos esses dados reunidos levam o gestor a ter uma melhor visão sobre a parte financeira da empresa:
- relatórios de contas a pagar e receber
- balancete
- fluxo de caixa
- DRE
Todos dados importantes para dar visibilidade à situação financeira do negócio, já que sem estas informações, não existe base sólida para quaisquer tomadas de decisão.
E tudo isso, somente um bom ERP pode lhe dar – ele é uma ferramenta importante para organizar seu negócio. Saiba abaixo por que!
Vantagens de ter um sistema ERP
Quando o negócio, independentemente do setor de atuação, faz uso de sistemas ERP, ele passa a ter acesso a diversos benefícios, veja quais são eles.
Maior controle e transparência
Deixar a responsabilidade da gestão dos dados com um software evita a ocorrência de:
- desvios financeiros
- duplicidade de dados
- diminuição no desempenho da organização
- problemas com fraudes
- falta de comunicação entre departamentos
E diversas outras situações que porventura possam surgir são suprimidas, ao concentrar todas as informações em um único lugar e em tempo real.
Isso torna as atividades mais confiáveis, proporcionando maior economia para a empresa e também maior geração de lucros, com departamentos alinhados para que o trabalho tenha mais fluidez, permitindo um desenvolvimento melhor e trazendo crescimento para seu negócio.
Diminuição de erros
A transparência que o software do ERP proporciona ao seu negócio colabora para que decisões melhores sejam tomadas, o que evita confusões, informações distorcidas ou erros de cálculo – todas situações capazes de gerar erros – alguns tão graves que podem, com o tempo, tornarem-se irreparáveis.
Isso possibilita que a empresa possa planejar como eliminar os problemas de defasagem e erros em sua administração.
Maior segurança de dados
Depois da segurança das pessoas, a segurança dos dados é o principal capital de uma empresa. Ou seja, qualquer vazamento pode causar um tremendo prejuízo ao seu negócio.
Mas ao ter um sistema ERP – por ser uma ferramenta de armazenamento em nuvem – ele apresenta mais camadas de segurança – garantindo o sigilo dos dados da sua empresa e também de todos os dados cadastrais e financeiros dos seus clientes.
Automação de demandas
O sistema ERP, por ser totalmente informatizado, permite que as atividades antigamente feitas à mão, de forma lenta e passível de erros, sejam realizadas mais rápida e eficientemente, o que também contribui para evitar que erros humanos ocorram.
Aumento da competitividade
A integração dos dados num ERP oferece a devida transparência proporcionando uma administração mais eficiente e tornando assim as soluções mais fáceis de serem visualizadas.
Isso amplia a visão da empresa para elaboração de estratégias de competitividade, além de que toda e qualquer medida para melhorias seja tomada de maneira mais assertiva, devido ao fato de ser possível ter um panorama completo de como a empresa está.
Como o ERP melhora a parte administrativa, esse sem dúvida é um dos primeiros passos para que sua empresa, independentemente do segmento dela, cresça e se mantenha ativa no mercado.
Redução de custos pela administração assertiva
Um software ERP, por ser integrado custa muito menos do que a opção por implantar um software distinto para cada setor da empresa.
Além da redução dos custos de instalação de múltiplos softwares, existem também os custos de manutenção e segurança – que no final vira uma bola de neve dispendiosa e problemática.
Mas um ERP, pelo fato de atuar como um eixo central que abarca todas as informações, todos os dados e todos os pormenores administrativos de uma organização passa a diminuir por consequência todos os custos operacionais de vários softwares.
Além de reduzir esses gastos, pois usando apenas o ERP, a qualidade da administração também melhora, já que todo problema que possa estar presente na gestão da empresa é encontrado num único local.
Praticidade para os gestores
Ao ocorrerem problemas, esses são resolvidos de maneira com maior precisão e assertividade, pois um software ERP oferece a informação completa para toda a equipe de funcionários.
Com as informações disponíveis a todos, vários acidentes de percurso são evitados, resultando em uma menor concentração do volume de trabalho para os gestores – que em geral acabam por ficarem sobrecarregados.
Se todas as informações são acessadas mais facilmente e num único software pela equipe de colaboradores, os gestores conseguem mudar o foco de dedicação do seu tempo para outras responsabilidades – sem aquela preocupação com erros ou disparidade de informações.
Melhor controle dos processos, custos e investimentos
Ao ter o auxílio de um sistema ERP – seu negócio passa a investir em produtos e serviços da maneira correta, já que esse software permite aos gestores:
- saber quais produtos tem maior vendabilidade
- aqueles artigos que mais interessam aos consumidores
- produtos que não possuem um desempenho satisfatório
Isso quer dizer que os gastos da empresa passam a ter melhor mensuração, dando margem de análise para serem melhorados, o que resulta em diversos benefícios que acarretam na otimização do tempo de cada atividade.
Auxilia a melhorar suas vendas
O sistema ERP ajuda nas vendas de diversas formas, como:
- Otimizando o tempo de execução de atividades;
- Reduzindo os custos operacionais;
- Aumentando a produtividade;
- Melhorando o checkout de mercadorias;
- Produzir mais em menos tempo;
- Ampliação da margem de lucro;
- Atendimento de mais clientes num tempo reduzido;
- Elaborar um planejamento mais eficiente;
- Observação detalhada da defasagem de cada setor;
- Facilita um controle mais centralizado e assertivo;
- Tornando proveitosa a experiência do cliente com a loja.
E tudo isso culmina com o aumento das vendas.
Ele é tão útil para quem atua com essa área, que muitas empresas de varejo não hesitam em investir num sistema assim, afinal, seu uso traz diversas vantagens!
Como escolher um bom ERP?
O primeiro passo é observar suas funcionalidades – e aqui a nossa dica é o Bling, um ERP que conta com ampla gama de opções para ajudar seu negócio! Confira:
- Emissão de notas fiscais
- Integração E-commerce ao marketplace
- Controle de Estoque
- Conta digital
- Link de pagamento
- Integração com os correios
- Integração de soluções logísticas
- Gerenciamento de vendas
- Controle de caixa
- Gestão financeira
- Robô de vendas
- Listas de cadastros de clientes e fornecedores
- Boleto bancário registrado
- Certificação digital
- Emissão de ordens de produção
- E muitos outros serviços!
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