Método ajuda a gerenciar o tempo e melhorar a produtividade no trabalho
Focar tarefas que exigem concentração é um desafio para muitas pessoas, mas existem métodos que podem ajudar no dia a dia. Um deles é a técnica pomodoro ou pomodoro timer, uma forma simples de otimizar a gestão do tempo e melhorar a produtividade.
Esse método é usado por estudantes e profissionais que precisam cumprir prazos ou lidar com múltiplas tarefas.
Qual é a importância de gerenciar o tempo?
Pessoas que empreendem precisam lidar com várias tarefas ao mesmo tempo. O risco, além de perder prazos, é que isso pode impactar a saúde mental ao longo do tempo. Ao contrário do que muitos pensam, trabalhar horas seguidas não é sinônimo de produtividade.
O tempo gasto para finalizar algum afazer nem sempre é investido totalmente na execução dele. Quantas vezes ao dia algo tira a sua concentração? Você consegue finalizar tudo que começa? Essas questões devem ser levantadas quando falamos de produtividade.
Executar tarefas em tempo hábil, de forma inteligente, usando métodos como o pomodoro timer, ajuda na organização do dia a dia. Pessoas que empreendem também precisam reservar tempo para descanso, lazer e dedicação à família e aos amigos. Assim, o gerenciamento do tempo se torna essencial.
Leia sete práticas recomendadas a empreendedores neste post.
Como funciona o método pomodoro?
O pomodoro timer foi criado na década de 1980 pelo universitário Francesco Cirillo. O método consiste em executar uma tarefa em 25 minutos. Nesse tempo, a pessoa deve se dedicar e se concentrar em uma só atividade, sem interrupções.
O nome “pomodoro” vem daqueles timers de cozinha, que comumente tinham o formato de um tomate. Na época, Cirillo usou esse objeto para controlar o tempo na hora de estudar. O resultado dessa experiência foi publicado em um estudo em 1992. A conclusão é que seres humanos conseguem focar atenção plena em uma tarefa por cerca de 20 minutos, mas também é possível escolher outros intervalos de tempo.
Assim, virou um dos métodos mais populares de concentração e gestão de tempo.
Como utilizar o pomodoro timer?
O passo a passo é simples. Você pode usar o timer do celular para definir o tempo, porém é importante que um alerta seja emitido para calcular os períodos de trabalho e de pausa.
Não é necessário encerrar a tarefa dentro dos 25 minutos. Dependendo da complexidade, ela pode durar vários ciclos, mas é necessário se dedicar a uma só atividade por vez, da mesma forma que as pausas são essenciais para não gerar ansiedade e ter um momento de descanso.
Após os 25 minutos, vem uma pausa de 5 minutos. É o momento de se alongar, pegar uma água, fazer um lanche, checar o celular. Esse ciclo de 30 minutos é chamado de pomodoro.
A cada quatro ciclos de pomodoro há uma pausa longa, de 15 a 30 minutos, definida conforme a sua rotina e o seu expediente. Isso significa que a cada 2 horas de trabalho você terá um tempo maior para descanso, evitando se sobrecarregar.
Quantos ciclos pode se fazer em 1 dia?
É recomendado que, ao longo do dia, sejam realizados 16 ciclos. Então, oito ciclos podem ser feitos pela manhã, em um total de 4 horas de trabalho. Ao meio-dia seria a pausa longa, com os oito ciclos restantes à tarde. É claro que isso depende da sua rotina e das tarefas que você precisa concluir no dia.
Antes de ligar o timer, entenda como organizar as tarefas e o que fazer para evitar distrações. Vamos ao passo a passo.
- Liste as tarefas do dia: é importante listar as prioridades e saber por onde começar. Assim, você tem mais controle de como será o dia, o que evitará dispersões e interrupções. Use recursos de organização de trabalho, como o bloqueio da agenda.
- Calcule o tempo de duração: faça uma prévia de quanto tempo deve durar uma tarefa. Evite colocar ações muito complexas para executar em ciclos subsequentes, pois isso pode gerar cansaço maior, e você poderá acabar desistindo. O pomodoro timer também evita frustrações com a inconclusão de tarefas.
- Conclua os ciclos de 25 minutos: dedique-se a cumprir os ciclos. Realize um checklist ao fim das tarefas para saber como está a sua produtividade.
Como calcular o tempo?
O cálculo do pomodoro timer pode ser feito pelo alerta do celular. Programe o relógio para que ele desperte depois de 25 minutos. O único risco é que, ao checar o tempo, você pode acabar se distraindo com as notificações. Por isso, se possível, silencie o celular e evite ficar de olho na tela dele.
Para quem prefere evitar qualquer possibilidade de interrupção, há sites dedicados ao pomodoro timer. Alguns deles nem precisam ser instalados. Confira algumas opções.
Pomodoro timer no navegador
- TomatoTime: basta dar o start, e ele conta o ciclo. Não é necessário instalar nada. O site funciona no navegador e emite o alerta quando conclui o tempo.
- Pomofocus: funciona da mesma forma que o TomatoTime. O diferencial é que ele permite programar as tarefas dentro do site para ter um cálculo da produtividade.
- Noisli: a solução para quem gosta de sons para se concentrar. Para ser usado de fones de ouvido, o site gera playlists de barulhinhos confortáveis que podem ser ouvidos com diferentes objetivos, como produtividade, motivação ou bloqueio de sons.
Pomodoro timer em apps
- Forest: disponível para iOS e Android, o app usa gamificação para incentivar a produtividade. A cada ciclo concluído, o Forest “planta” uma árvore.
- Be Focused: disponível para iOS, gera dados de produtividade.
- Focus To-Do: ajuda na organização do dia a dia e cria históricos do tempo dedicado a cada atividade. Pode ser usado no celular (Android e iOS) e no navegador.
A produtividade é um desafio para muitas pessoas, mas, com o pomodoro timer e a organização, a gestão de tempo pode ser melhor. Não se esqueça de usar outros recursos complementares, como o bloqueio da agenda em momentos em que precisa de concentração.
O Google Agenda, dentro do Google Workplace, por exemplo, permite planejar períodos de foco
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