Como criar um e-mail profissional?

Criar um e-mail profissional parece tarefa fácil, né? E, na verdade, é mesmo! O que acontece é que, muitas vezes, as pessoas empreendedoras preferem usar e-mails grátis sem domínio próprio a gastar com um e-mail profissional. Aí que mora o erro! Ter um e-mail próprio vai te trazer um retorno muito maior e mais confiança enquanto marca.

Para criar um e-mail profissional, é essencial, primeiramente, contratar uma empresa confiável e experiente em serviços de hospedagem de e-mail. Ela precisa te oferecer recursos avançados de segurança, armazenamento e suporte técnico eficiente, para garantir que suas comunicações empresariais sejam seguras e eficazes.

Alguns planos de hospedagem de sites oferecem registro de domínio e caixas de e-mail grátis. Também é uma opção bacana, caso você também precise de um site ou blog para a sua empresa.

Por que criar um e-mail profissional?

Afinal, qual a diferença entre email pessoal e profissional? Quando você permanece com um e-mail grátis, você pode perder credibilidade. As pessoas podem achar que os seus e-mails são spam ou golpes, justamente por se tratar de um e-mail comum.

Com um endereço personalizado, que leva o nome da empresa, você constrói uma presença online forte e confiável. Além de facilitar a comunicação eficaz, criar um email profissional mostra aos clientes e concorrentes que o seu negócio é sério e que você investe nele.

Os principais benefícios que um domínio próprio de e-mail te proporciona, são: credibilidade, segurança e afirmação da identidade da sua marca.

· Credibilidade
Quando seus clientes receberem um e-mail com o domínio da sua empresa, automaticamente, vão associá-la a um negócio organizado e preocupado com a comunicação.

Se você costuma mandar e-mail com os domínios grátis como @gmail, @hotmail e outras, você pode dar a impressão de que seu negócio é amador e pouco profissional. É muito melhor um e-mail personalizado do tipo contato@nomedasuaempresa.com.br, certo?

· Segurança
Geralmente, os golpes e fraudes que costumam acontecer com e-mail, são feitas por alguém que possui um provedor de e-mail gratuito e engana seus clientes: envio de boleto falso, de informação inverídica e por aí vai.

Quando você contrata um e-mail profissional, essas chances diminuem bruscamente. Isso porque esses sistemas privados são mais seguros e fáceis de vistoriar.

· Afirmação da identidade de sua marca
Ao criar um e-mail profissional com domínio com o nome da sua empresa, você está criando um valor simbólico e divulgando sua marca. Também é um recurso de marketing, já que seu negócio terá uma imagem fixa no imaginário da clientela.

Na Locaweb, nós oferecemos um portfólio supercompleto de e-mail profissional, composto por 3 produtos principais: o Email Go, Email Locaweb e o Google Workspace, cada um com suas particularidades e vantagens. Bora conhecê-los melhor?

Email Go

Se o seu negócio está começando agora e você precisa de poucas contas de e-mail aliadas à sincronização de contatos e de calendário para se organizar melhor, esse produto pode o ideal para você! É possível contratar 1, 2, 5 ou 10 caixas de e-mail.

Você terá 30 GB de espaço por conta e ainda ganhará Domínio grátis, se contratar o plano anual. A gratuidade é válida por 1 ano nas extensões .BR, .ONLINE, .STORE, .TECH e .SITE.

A partir de R$ 9,99/mês

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Email Locaweb

É o produto que mais compensa quando pensamos em custo-benefício, sabe por quê? Com planos a partir de 25 contas de e-mail, você paga apenas R$ 3,00 por conta.

Essa ferramenta é uma ótima opção para empresas que têm um quadro de funcionários maior e precisam de múltiplas contas de e-mail. Você conta com 15 GB de espaço por caixa.

O Domínio grátis também está incluso no Email Locaweb, mas a partir do plano de 50 contas. A gratuidade é válida por 1 ano nas extensões .BR, .ONLINE, .STORE, .TECH e .SITE.

A partir de R$ 75,00/mês

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Confira os benefícios inclusos nesses produtos:

· Acesso via webmail: Você pode acessar suas contas de e-mail pelo próprio navegador, na seção “webmail” do site da Locaweb. Isso permite que você envie, receba, leia e organize e-mails de qualquer lugar que tenha com conexão à internet.

· Armazenamento na nuvem: Os e-mails são armazenados de forma segura nos servidores da Locaweb, uma excelente infraestrutura na nuvem para armazenamento das suas comunicações empresariais.

· Segurança: A gente disponibiliza recursos de segurança para proteger seus e-mails, como antivírus, antispam e criptografia de e-mail. Tudo isso para garantirmos a integridade e confidencialidade das suas comunicações.

· Suporte técnico a qualquer hora: Os clientes têm acesso ao suporte técnico especializado da Locaweb 24 horas por dia, 7 dias da semana. Lá, você receberá toda ajuda que precisar relacionada às questões técnicas, configurações e eventuais problemas no serviço de e-mail.

Google Workspace

Esse produto é a combinação perfeita composta pelos serviços de e-mail, armazenamento em nuvem e de produtividade do Google com a infraestrutura e o suporte técnico da Locaweb.

Oferecemos uma variedade de ferramentas profissionais, como Gmail, Google Drive, Google Agenda, Google Meet, entre outras, para ajudar empresas de todos os tamanhos a se comunicarem, colaborarem e trabalharem de forma mais eficiente.

A partir de R$ 20,00/mês

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Passo a passo para criar um e-mail profissional

1. Entenda o tamanho do seu fluxo de mensagens, escolha um plano adequado e contrate!
Nós te apresentamos três produtos muito bons, né? Você deve estar se perguntando: “Qual o melhor e-mail profissional?”. A resposta é: depende! Você precisa avaliar o tamanho do seu negócio, a sua necessidade de ferramentas, o espaço que você precisa para cada caixa, entre outros fatores. Isso tudo varia de acordo com a logística da coisa: sua quantidade de clientes, de funcionários, de conteúdo de e-mail, etc.

Depois dessa avaliação estratégica, é só escolher o produto que mais se encaixa nas suas demandas e rotina, o plano mais adequado para o seu bolso e pronto. Basta clicar em “Contrate”.

2. Agora, é só registrar o domínio do seu e-mail
Se você optou por um plano com domínio grátis, vai precisar registrar esse nome oficialmente. Isso acontece na própria ficha de contratação.

É facinho: depois de clicar em “contrate”, sua ação será redirecionada para a ficha do produto. Lá, existe um campo de pesquisa de domínio, onde será possível verificar a disponibilidade do nome da sua empresa.

Se não existir nenhuma marca com o mesmo nome de domínio, você já pode registrá-lo na hora.

3. Comece a usar o serviço
Depois da contratação, é só entrar na seção “webmail” no site da Locaweb, fazer login e começar a usar seu e-mail profissional. Lá, você consegue configurar seus e-mails e distribuir contas.

Se você precisar de ajuda nesse processo, conte com nosso suporte 24h! Só chamar no chat!

Como escolher um nome para meu email profissional?

São vários os nomes para e-mail profissional disponíveis. Separamos algumas dicas para você selecionar o ideal:

. Use o nome da sua empresa
Nossa sugestão principal, é: vá no básico! Um domínio com o nome da sua empresa é conciso e certeiro. Além disso, você ainda consegue construir uma identidade sólida e reconhecível no ambiente digital.
Para ilustrar: se sua empresa se chama "Exemplo Ltda.", um endereço de email como "contato@exemplo.com.br" ou "info@exemplo.com.br" transmite profissionalismo e reforça a legitimidade da sua marca para clientes, parceiros e fornecedores.

. Evite números e caracteres especiais
É importante manter a simplicidade para facilitar a memorização e digitação do seu endereço de email profissional. Pensa assim: consigo comunicar esse e-mail de forma simples, sem precisar soletrá-lo? Então ele é bom!

Evite o uso de números ou caracteres especiais, que podem deixar esse endereço confuso e menos profissional.

. Contrate subdomínios e divida os e-mails por áreas da empresa
Uma outra dica bacana é considerar a criação de endereços de e-mail específicos para cada área da sua empresa, especialmente em negócios maiores ou com muitos departamentos.

Você pode ter "vendas@exemplo.com.br" para o departamento de vendas, "suporte@exemplo.com.br" para o suporte ao cliente e "rh@exemplo.com.br" para assuntos relacionados a recursos humanos. Essa divisão facilita a organização interna e externa, além de garantir que os e-mails sejam encaminhados para as pessoas ou departamentos certos.

Grazi F. Mirandola

Analista Sênior de Marketing de Conteúdo na Locaweb

Na Locaweb desde 2017 e contando. Antes disso, trabalhou em redação de revista, jornal e em mídias sociais. É graduada em Comunicação Social com ênfase em Jornalismo e Especialista em Marketing Digital.